Najczęściej zadawane pytania (FAQ) dotyczące Noa Notes

Jako ZnanyLekarz jesteśmy przekonani, że możemy sprawić, aby opieka zdrowotna stała się bardziej ludzka, jeśli nasi klienci i pacjenci będą mieli pewność, że chronimy ich dane osobowe.

Niniejszy dokument opisuje sposób gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych, gdy lekarze korzystają z Noa Notes podczas konsultacji z pacjentami. Należy pamiętać, że informacje zawarte w niniejszym dokumencie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie powinny być interpretowane jako porada prawna. Kiedy używamy słowa „Ty” poniżej, mamy na myśli lekarza korzystającego z Noa Notes.

• Czym jest Noa Notes?
• Jak działa Noa Notes?
• Czy nagrywanie można zatrzymać w dowolnym momencie?
• Czy Noa Notes nagrywa tylko dźwięk?
• Czy możesz zmienić podsumowanie, jeśli jest nieprawidłowe?
• Czy potrzebujesz zgody pacjenta na korzystanie z Noa Notes?
• Jak i kiedy uzyskać zgodę pacjenta?
• Czy zgoda pacjenta zawsze musi być wyrażona na piśmie?
• Jak długo przechowywane są dane i kto ma do nich dostęp?
• Czy dane pacjentów są bezpieczne i w jaki sposób są chronione?
• Czy Doctoralia wykorzystuje dane osobowe do trenowania modeli AI?
• Czy Noa Notes jest substytutem porady lekarskiej czy też urządzeniem medycznym?
• Czy Noa Notes jest zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi wykorzystania sztucznej inteligencji?

Czym jest Noa Notes?

Noa Notes to narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, które redukuje obciążenie specjalistów dokumentacją medyczną poprzez automatyczne tworzenie istotnych medycznie notatek podczas konsultacji z pacjentami.

Jak działa Noa Notes?

Już wkrótce: Aby korzystać z Noa Notes, musisz włączyć tę funkcję. Nagrywanie rozmowy wymaga zgody pacjenta. Nagrywanie rozpoczynasz i kończysz samodzielnie. Dane są bezpiecznie przechowywane w Amazon Web Services (AWS). Nagranie głosowe jest konwertowane na tekst, a następnie przetwarzane przez nasz model sztucznej inteligencji w celu utworzenia podsumowania rozmowy – zawsze z zachowaniem najwyższego poziomu bezpieczeństwa danych.

Czy nagrywanie można zatrzymać w dowolnym momencie?

Tak, możesz zatrzymać nagrywanie w dowolnym momencie za pomocą przycisku „Stop”. Pamiętaj jednak, że Noa Notes utworzy pełne podsumowanie tylko wtedy, gdy nagranie trwa dłużej niż 30 sekund.

Czy Noa Notes nagrywa tylko dźwięk?

Tak, nagrywany jest tylko dźwięk (bez filmów i obrazów).

Czy możesz zmienić podsumowanie, jeśli jest nieprawidłowe?

Tak, powinieneś! Zawsze prosimy o sprawdzenie poprawności podsumowania przed zaimportowaniem go do elektronicznej dokumentacji medycznej.

Czy potrzebujesz zgody pacjenta na korzystanie z Noa Notes?

W skrócie: Tak. Zgoda pacjenta jest obowiązkowa do korzystania z Noa Notes. Zgodę tę uzyskuje się jednorazowo dla każdego pacjenta (najlepiej w ramach informacji o ochronie danych osobowych, którą pacjent akceptuje przed pierwszą wizytą). Należy poinformować pacjentów o nagrywaniu na początku każdej konsultacji. Jeśli pacjent nie życzy sobie nagrywania, nie należy korzystać z Noa Notes.

Jako administrator danych jesteś zobowiązany uzyskać zgodę pacjenta na nagrywanie konsultacji, co stanowi podstawowy element korzystania z Noa Notes.

Podczas pierwszego użycia Noa Notes z pacjentem wymagana jest jego pisemna zgoda. Zgoda ta jest ważna do momentu jej odwołania.

Najlepiej jest połączyć prośbę o zgodę na używanie Noa Notes z informacjami dotyczącymi ochrony danych, które pacjent akceptuje podczas rejestracji.

Przykładowy szablon znajdziesz w następnym rozdziale.

Ważne

Korzystanie z Noa Notes i nagrywanie rozmów wymaga zgody pacjenta. Jest to część Twoich obowiązków jako administratora danych. Przypominaj pacjentom o korzystaniu z Noa Notes na każdej wizycie przed rozpoczęciem konsultacji. Jeśli pacjent wycofa zgodę, prosimy o zaprzestanie korzystania z Noa Notes i udokumentowanie tej zmiany preferencji w systemie.

Jak i kiedy uzyskać zgodę pacjenta?

Przed pierwszym użyciem Noa Notes Twoim obowiązkiem jest uzyskanie pisemnej zgody pacjenta.

Pisemna zgoda przed pierwszym użyciem

Poniżej znajduje się przykład tekstu, który możesz dodać do swojej informacji o ochronie danych osobowych pacjenta, aby uzyskać jego zgodę na korzystanie z Noa Notes przed konsultacją.

Zgoda na wykorzystanie narzędzia AI Noa Notes do rejestrowania i podsumowywania rozmów”

W ramach konsultacji korzystam z narzędzia Noa Notes, które wspiera mnie w tworzeniu notatek i podsumowania konsultacji, co pozwala mi jeszcze lepiej skupić się na Tobie jako pacjencie. Za Twoją zgodą narzędzie to rejestruje dźwięk naszych rozmów i podsumowuje je za pomocą technologii sztucznej inteligencji (AI). Twoje dane są chronione rygorystycznymi środkami bezpieczeństwa w celu zapewnienia ich poufności. W celu korzystania z Noa Notes potrzebuję Twojej wyraźnej zgody, którą możesz w każdej chwili wycofać – wystarczy, że mnie o tym poinformujesz. Wycofanie zgody nie wpłynie na jakość Twojej opieki. W celu zapewnienia jakości nagrania są przechowywane przez krótki okres, maksymalnie jeden miesiąc, a transkrypcje przez okres maksymalnie jednego roku. Będę przechowywać Twoją dokumentację medyczną utworzoną w wyniku nagrania tak długo, jak będziesz moim pacjentem, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Zgadzam się / Nie zgadzam się

Imię i nazwisko pacjenta:

Data:

Podpis pacjenta:

Uwaga: Pacjenci mogą w każdej chwili wycofać tę zgodę.

Zgoda ustna przed każdą rozmową (zalecenie)

Chociaż nie musisz uzyskiwać zgody ponownie przy każdej wizycie, dla zachowania maksymalnej przejrzystości zalecamy, aby na początku każdej konsultacji przypomnieć pacjentowi, że korzystasz z Noa Notes i że rozmowa będzie nagrywana. Możesz poinformować o tym w następujący sposób:

„Przypominam, że będę nagrywać naszą rozmowę za pomocą Noa Notes, narzędzia opartego na sztucznej inteligencji, które pomoże mi robić notatki i podsumowywać naszą rozmowę, dzięki czemu będę mógł lepiej skupić się na Tobie jako pacjencie”.

Czy zgoda pacjenta zawsze musi być wyrażona na piśmie?

Tak, ważne jest, aby zachować dowód zgody pacjenta. Z tego powodu zdecydowanie zalecamy uzyskanie zgody na piśmie.

Jak długo przechowywane są dane i kto ma do nich dostęp?

Którzy dostawcy przetwarzają dane osobowe?

Jako platforma łącząca lekarzy z pacjentami traktujemy ochronę i bezpieczeństwo danych osobowych bardzo poważnie. Współpracujemy z wybranymi dostawcami zewnętrznymi w zakresie przetwarzania danych. Podwykonawcy są dokładnie sprawdzani przez nasze zespoły prawne i zespoły ds. bezpieczeństwa informacji w ramach tzw. due diligence, aby zapewnić najwyższe standardy ochrony danych.

W przypadku Noa Notes współpracujemy z następującymi podmiotami przetwarzającymi dane:

• Amazon Web Services (AWS)
  • Tutaj przechowujemy dane.
• OpenAI Whisper
  • Rozwiązanie Speech-to-Text (STT) transkrybuje nagranie audio na tekst. Wysyłamy segmenty co 30 sekund, dzięki czemu transkrypcja może odbywać się w czasie rzeczywistym.
• Microsoft Azure OpenAI
  • Large Language Model (LLM) tworzy podsumowanie, czyli dokumentację medyczną.

Uwaga: Te podmioty zewnętrzne nie mają dostępu do nagrań ani transkrypcji. Wszystkie podmioty zewnętrzne, z którymi współpracujemy, są dokładnie weryfikowane przez nasze zespoły prawne i zespoły ds. bezpieczeństwa informacji.

Miejsce i czas przechowywania

Nagrania Noa Notes i transkrypcje rozmów z pacjentami zawierające dane osobowe są bezpiecznie przechowywane w naszej infrastrukturze chmurowej AWS.

Dane pochodzące z UE są zasadniczo przetwarzane i przechowywane w UE. Jednak w celu zapewnienia Państwu jak najlepszej obsługi i jak najszybszego przygotowania podsumowań w niektórych przypadkach możemy przetwarzać dane w innym kraju.

Jeśli przekazujemy dane do innego kraju w celu ich przetwarzania, ściśle przestrzegamy przy tym właściwych przepisów o ochronie danych, w szczególności RODO, standardowych klauzul umownych oraz (w stosownych przypadkach) ram ochrony danych UE–USA.

Będziemy przechowywać dane osobowe wyłącznie tak długo, jak będzie to konieczne do świadczenia usług lub wymagane przez prawo lub właściwy organ nadzorczy, zawsze zgodnie z zasadą minimalizacji danych zgodnie z art. 5 RODO. Obecnie dane są przechowywane przez jeden miesiąc w celach zapewnienia jakości (np. w celu przeglądu i kontroli ewentualnych błędów transkrypcji na żądanie naszych klientów).

Obowiązująca zasada brzmi: nagrania są przechowywane maksymalnie przez jeden miesiąc. Transkrypcje będą przechowywane maksymalnie przez rok począwszy od daty konsultacji. Przechowywanie jest zawsze bezpieczne i zgodne z najwyższymi standardami ochrony danych. Nie oznacza to jednak, że my lub AWS mamy dostęp do nagrań lub transkrypcji rozmów między Tobą a Twoimi pacjentami. Są one przechowywane wyłącznie w celu przeprowadzania automatycznych kontroli jakości. Dane osobowe Twoich pacjentów są szyfrowane i nie będą udostępniane nikomu innemu niż Ty.

Czy dane pacjentów są bezpieczne i w jaki sposób są chronione?

Tak, wszystkie dane pacjentów przechowywane w naszych bazach są bezpieczne. Ochrona Twoich danych jest dla nas priorytetem. Podejmujemy między innymi następujące środki, aby zapewnić odpowiednią ochronę danych osobowych i zgodność z przepisami o ochronie danych:

• wiele poziomów szyfrowania
• bezpieczna infrastruktura serwerowa
• procedury zabezpieczania informacji
• polityka bezpieczeństwa informacji
• polityka bezpiecznego rozwoju
• obowiązkowe szkolenie personelu i podnoszenie świadomości wszystkich naszych pracowników
• obowiązek zachowania należytej staranności wobec podmiotów przetwarzających dane i podwykonawców.

Nasz zespół prawny składa się z ekspertów w dziedzinie ochrony danych i prawa cyfrowego z różnych krajów. Dbają oni o to, aby nasz produkt był zgodny z przepisami o ochronie danych i RODO, takimi jak zasada ochrony danych poprzez technologię i zasada domyślnej ochrony danych zgodnie z art. 25 RODO.

Współpracujemy również z zespołem ekspertów ds. bezpieczeństwa informacji, który nieustannie sprawdza funkcjonalności i dba o to, aby nasze produkty miały wystarczające i odpowiednie środki bezpieczeństwa.

Grupy ekspertów oraz specjaliści ds. prawa i bezpieczeństwa informacji od samego początku brali i nadal biorą udział w rozwoju tego narzędzia.

Czy Doctoralia wykorzystuje dane osobowe do trenowania modeli AI?

Nie, obecnie nie używamy danych pacjentów do trenowania naszych modeli sztucznej inteligencji.

Czy Noa Notes jest substytutem porady lekarskiej czy też urządzeniem medycznym?

Nie, Noa Notes został zaprojektowany tak, aby pomóc Ci w zarządzaniu dokumentacją medyczną i dokumentacją pacjentów oraz usprawnić ich działanie. Noa Notes nie zastępuje porady medycznej, nie stawia diagnoz i nie jest produktem medycznym w rozumieniu Ustawy o Wyrobach Medycznych (MDA).

Czy Noa Notes jest zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi wykorzystania sztucznej inteligencji?

Tak, Noa Notes przestrzega obowiązujących przepisów, w tym (bez ograniczeń) przepisów regulujących wykorzystanie sztucznej inteligencji w krajach i regionach, w których działa ZnanyLekarz.

Jeśli masz pytania, uwagi lub potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia, który z przyjemnością udzieli Ci odpowiedzi na nurtujące pytania.