jameda Anleitung zu Rollen, Rechten und deren Verwaltung:

Video https://docplanner.atlassian.net/browse/KBHC-154

Nutzerverwaltung - Nutzerzugänge anlegen und Berechtigungen zuweisen.mp4

Auf jameda gibt es zwei Möglichkeiten zur Erstellung und Verwaltung von Rechten und Rollen:

Möglichkeit 1: Nutzerverwaltung über die Plattform

Die erste Möglichkeit ist direkt in die Plattform eingebettet und nennt sich „Nutzerverwaltung“. Hier haben die Admins/Inhaber:innen des Kalenders (in den meisten Fällen sind das die Ärzte-Accounts) die Möglichkeit, neue Nutzer:innen zum Kalender einzuladen und ihnen die entsprechenden Rechte zu geben, um Zugang zur Plattform sowie zu bestimmten Funktionalitäten zu erhalten.

Um diese Funktion zu nutzen, muss sich der bzw. die Administrator:in eines Kalenders in die Plattform einloggen, zu den Einstellungen gehen (Icon-Leiste links, rot hervorgehoben) und „Nutzerverwaltung“ (ebenfalls rot hervorgehoben) auswählen. Zu Demonstrationszwecken wurden diese Screenshots in einem deutschen Testkalender mit fiktiven Ärzten und Personas erstellt.

Auf diesem Bildschirm hat der bzw. die Administrator:in einen Überblick über alle Benutzer:innen (Nummer 1), die zum Kalender eingeladen wurden, sowie über ihre individuelle Rolle innerhalb des Kalenders (Nummer 2). Darüber hinaus wird ein Status angezeigt, der angibt, ob der bzw. die Benutzer:in aktiv oder inaktiv ist (Nummer 3). Die Rollen, die für die Benutzerverwaltung zur Verfügung stehen, werden im nächsten Screenshot gezeigt. Außerdem hat der bzw. die Administrator:in die Rechte, alle Benutzer:innen zu verwalten (Nummer 4), um Rechte zu ändern oder zu entziehen, die den Zugriff auf bestimmte Funktionen oder die Plattform im Allgemeinen betreffen.

Für gewöhnlich werden anfangs nur die Ärzt:innen eingeladen, die in der jeweiligen Einrichtung arbeiten. Um weitere Benutzer:innen einzuladen (z. B. Verwaltungsangestellte oder Assistent:innen), müssen diese von den jeweiligen Ärzt:innen als Benutzer zum Kalender eingeladen werden (Nummer 5).

Bei Klick auf „Neue:n Benutzer:in einladen“ wird ein neuer Bildschirm angezeigt. Hier muss der bzw. Die Administratorin zunächst auf das Dropdown-Menü klicken (Nummer 1) und kann dann aus verschiedenen vordefinierten Rollen innerhalb der Plattform wählen (Nummer 2).

Nach Auswahl einer Rolle werden zusätzliche Anforderungen für die Benutzererstellung angezeigt. Zunächst müssen die persönlichen Daten (Vor- und Nachname) des Benutzers bzw. der Benutzerin angegeben werden. Dies sind Pflichtinformationen. Zweitens ist eine E-Mail-Adresse erforderlich. Das ist notwendig, da die Einladung zum Kalender an diese E-Mail-Adresse gesendet wird.

Unterhalb des Abschnitts mit den persönlichen Informationen beginnt der Abschnitt mit den Rechten. Obwohl es nur sechs spezifische Rechte gibt, die der bzw. die Administrator:in erteilt oder verweigert, gibt es ein siebtes, sehr wichtiges Recht, das hier nicht angezeigt wird: das Recht, auf den Kalender zuzugreifen. Auch, wenn ein:e Benutzer:in keines der sechs in der Abbildung unten angezeigten Rechte erhält, kann er bzw. sie auf den Kalender zugreifen, wenn er bzw. sie eingeladen wird und die Einladung annimmt.

Wie bereits erwähnt, gibt es spezifische Rechte, die im Folgenden erläutert werden:

• Patient:innen: Ermöglicht den Zugriff auf die Patientendaten im Kalender (z. B. persönliche Informationen)
• Patientennachrichten: Ermöglicht die Kontaktaufnahme mit Patient:innen über die Nachrichtenfunktion und die stellvertretende Beantwortung für Ärzt:innen.
• Statistiken: Ermöglicht den Zugriff auf die Statistikfunktion des Kalenders für Berichte über gebuchte Termine, gesendete Nachrichten usw.
• Terminübersicht: Ermöglicht den Zugriff auf die Terminpläne aller im Kalender befindlichen Ressourcen.
• Kampagnen: Ermöglicht den Zugriff auf die Kampagnenfunktionalität, um per E-Mail oder SMS Kampagnen zu verschiedenen Themen an Patient:innen zu senden (Newsletter, Erinnerung, etc.).
• Einstellungen: Ermöglicht den Zugriff auf die Einstellungen und damit die Rechte, auch neue Benutzer:innen zum Kalender einzuladen, Terminarten und Zeitpläne hinzuzufügen und alles Weitere, was zum Bereich Einstellungen gehört.

Nach Erteilung der persönlichen Rechte bleiben zwei Abschnitte übrig, bevor die Einladung an den bzw. die Nutzer:in verschickt wird:

• Benachrichtigungen: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Benachrichtigungen für die persönliche E-Mail-Adresse des Benutzers bzw. der Benutzerin, wenn ein Termin vom Patienten bzw. der Patientin gebucht, abgesagt oder verschoben wird.
• Anwendungen: Aktiviert oder deaktiviert die Verwendung von externen Anwendungen des Kalenders. Es gibt viele verschiedene Anwendungen, die sich von Land zu Land unterscheiden und in unterschiedlichen Situationen verwendet werden. Da die Besonderheiten dieser Anwendungen für die Rechte und Rollen nicht relevant sind, ist keine weitere Ausarbeitung erforderlich.

Als letzter Schritt, wenn alle Rechte vergeben sind, muss der bzw. die Administrator:in die Einladung durch Klicken auf „Einladung senden“ versenden.

Daraufhin erhält der bzw. die Benutzer:in die unten stehende Einladung per E-Mail. Nach dem Anklicken von „Einladung annehmen“ öffnet sich ein Pop-up, in dem der bzw. die Nutzer:in die Registrierung mit weiteren Informationen (z. B. Passwort) vornehmen kann.

Solange ein:e Nutzer:in sich nicht aktiv über die erhaltene Einladung registriert hat, wird er bzw. sie als „ausstehend“ markiert, bis entweder die Einladung ungültig ist oder die Annahme erfolgt ist.

Möglichkeit 2: Nutzerverwaltung über das jameda-Profil

Das zweite Szenario, bei dem ein Rechte- und Rollenkonzept zum Tragen kommt, ist in die Profile auf jameda.de eingebettet. Hier geht es vor allem um redaktionelle Rechte an Profilen. Einzige Voraussetzung ist hier, dass die eingeladenen Nutzer:innen bereits auf jameda.de registriert sind. Um in diesen Bereich zu gelangen, müssen Sie auf Profil und „Profilbefugnisse“ klicken.

Die aus der Benutzerverwaltung (siehe oben) eingeladenen Benutzer:innen werden alle in diesem Abschnitt aufgelistet, wobei jedem aufgelisteten Benutzer bzw. jeder aufgelisteten Benutzerin zwei spezifische Rechte erteilt werden können:

• Darf Bearbeitungen vornehmen: gewährt Zugriff auf die Bearbeitung von Profilen (z.B. Bilder, Texte, Behandlungsschwerpunkte, etc.).
• Kann auf Bewertungen antworten: gewährt dem Nutzer bzw. der Benutzerin das Recht, auf eingehende Bewertungen im Namen der Ärzt:innen bzw. der Gesundheitseinrichtung zu antworten.

Wenn ein Arzt bzw. eine Ärztin nicht Angestellte:r einer Gesundheitseinrichtung ist, gibt es eine weitere Möglichkeit, dem entsprechenden Profil Bearbeitungszugriff zu erteilen. Dazu muss das Profil ausgewählt werden. Durch einen Klick auf das blaue Symbol unten rechts sowie die Auswahl „Profil bearbeiten“ wird eine neue Seite angezeigt.

Hier werden mehrere Unterpunkte angezeigt. Derjenige, der den Zugang zur Benutzereinladung ermöglicht, heißt „Benutzer:innen“. Wenn Sie auf diesen Bereich klicken, wird eine neue Seite angezeigt.

Hier kann der bzw. die Benutzerin eingeladen werden, indem die zugeordnete E-Mail-Adresse (Nummer 1) eingetragen wird und „Hinzufügen“ anklickt wird. Durch Klicken auf das Dropdown-Symbol können Sie die Art des Zugriffs auswählen, den der bzw. die eingeladene Benutzer:in erhält:

• Kein Zugriff: Nutzer:in hat keinen Zugriff auf sein / ihr  Profil (mehr).
• Zugriff auf Profil der Gesundheitseinrichtung: Nutzer:in erhält Zugriff auf das Profil der Einrichtung. Da es sich jedoch um ein individuelles, nicht an die Klinik gebundenes Profil handelt, ist dieser Bereich für den bzw. die  Nutzer:in nicht verfügbar.
• Zugang zu allen Kalendern: Nutzer:in erhält Zugang zu Plattform (falls für dieses Profil verfügbar).
• Voller Zugriff: Nutzer:in erhält alle Rechte, um dieses Profil zu bearbeiten und darauf zuzugreifen. Zudem hat er / sie das Recht, weitere Benutzer:innen einzuladen.

Benutzerrollen auf der Plattform und dem Marktplatz

Die tatsächlichen Rollen auf der Plattform lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Arzt bzw. Ärztin/Administrator:in

Inhaber:in und Verwalter:in/Administrator:in der Rechte. Wird benötigt, damit ein Kalender überhaupt erstellt werden kann. Person kann jederzeit auf den Kalender zugreifen und fungiert, wenn ihm bzw. ihr nicht die Admin-Rechte entzogen werden (z.B. durch die Praxisverwaltung), auch als Administrator der Plattform für alle Kalender.

Bei einer Praxis mit mehreren Ärzt:innen, die mit der Plattform arbeiten, wird der bzw. die Administrator:in des Praxiskontos durch die Erstkonfiguration bestimmt (hier: die E-Mail-Adresse, die für die Kontoerstellung verwendet wird).

Sekretär:in/Assistenz:

Zusätzliche Benutzerrollen auf der Plattform. Müssen zum Kalender eingeladen werden. Ihnen können Rechte zur Nutzung und Verwaltung des Kalenders erteilt werden. Rolle wird in der Regel für Mitarbeitende verwendet, die Zugang zu einem Kalender erhalten, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen (Terminplanung, Nachrichtenübermittlung usw.)

Marketing:

Optionale Benutzerrolle für eine Person, die für das Marketing von Gesundheitseinrichtungs- und Arztprofilen zuständig ist. Dies kann entweder eine Person innerhalb der Einrichtung oder eine externe Person sein (z. B. Marketingmanager/Agentur).

Patient:in:

Kein Zugang zur Plattform. Hat lediglich Zugang zum Marketplace. Kann entweder ein:e nicht registrierte:r oder ein:e registrierte:r Benutzer:in sein. Bucht Termine auf entsprechenden Arzt-/Gesundheitseinrichtungsprofilen.  Unregistrierte Nutzer:innen erstellen nach erfolgreicher Buchung eines Termins ein Benutzerkonto. Registrierte Nutzer:innen können ihre jeweilige Buchungshistorie von allen Ärzt:innen auf der Plattform abrufen.

Wenn Sie Fragen haben, uns eine Rückmeldung geben möchten, oder Hilfe bei diesem Prozess benötigen, wenden Sie sich an unser Support-Team. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.