Ajustes

¿Qué es el menú de voz y cómo se configura?

El menú de voz es una funcionalidad que permite a sus pacientes indicar el motivo de su llamada con el fin de redirigirla a un puesto de trabajo específico. Descubra cómo configurarlo y cuándo utilizarlo.

El menú de voz puede configurarse para clasificar las llamadas entrantes de su consulta y dirigirlas al puesto de trabajo elegido. Cuando esté activado, los pacientes que llamen a su consulta escucharán un mensaje en el que se les informará de las opciones que pueden elegir en su teclado para seleccionar un tema de conversación o contactar con un departamento específico. 

¿Para qué puede usarlo?

  • Defina los principales motivos de llamada de sus pacientes y asígnelos a puestos de trabajo específicos. Por ejemplo, para que uno de sus recepcionistas se encargue de reservar las citas con el especialista y otro de reservar citas para vacunas o pruebas.
  • Ofrezca a los pacientes la posibilidad de contactar directamente con distintos departamentos. Por ejemplo, si tienen una consulta sobre una factura, pueden hablar directamente con el departamento financiero.
  • Utilice la función de prioridades: si quiere que las conversaciones sobre un tema específico se reciban más rápido que otras, puede seleccionar la prioridad del tema. Por ejemplo, puede priorizar las llamadas de pacientes que quieren cancelar su cita.

¿Cómo configurarlo?

Para activar el buzón de voz necesita ir a Doctoralia Phone > Menú de voz. 

Configure las opciones del menú según sus necesidades. Seleccione los números del menú, asígneles una etiqueta e indique hacia dónde debe redirigir cada uno. Puede elegir tanto puestos de trabajo de recepción como de otras áreas.

⚠ Recuerde: la tecla 0 se asigna por defecto a la opción de todos los puestos de recepción y no se puede cambiar.

Una vez configuradas las opciones del menú, puede crear el mensaje que escucharán sus pacientes con las opciones que pueden elegir. Igual que con las intros de voz, puedes utilizar un mensaje de texto o una grabación en formato mp3.

Recuerde guardar los cambios.

Por último, active la funcionalidad utilizando el botón de activación en la parte superior de la página. 

Deberá esperar un momento mientras se guardan los cambios.Una vez que todo esté configurado, asegúrese de hacer una llamada de prueba para ver que todo funciona bien.  

La experiencia del paciente

Cuando sus pacientes llamen a su clínica, escucharán un mensaje de voz inicial (por ejemplo, dándoles la bienvenida e informándoles sobre la grabación de su llamada y la política de privacidad). A continuación escucharán el mensaje del menú de voz con las indicaciones para poder interactuar con el menú.

El mensaje del menú de voz se reproduce dos veces y si el paciente no elige ninguna opción, será redirigido automáticamente a todos los puestos de recepción. A continuación, los pacientes escucharán la música de espera hasta que su llamada sea respondida o decidan desconectarse. 

La experiencia de la recepción

Cuando el paciente elige una de las opciones del menú de voz, la etiqueta asignada a esa opción aparecerá en la tarea, junto a la etiqueta del canal. Esto puede informarle sobre el motivo de la llamada incluso antes de contestar. 😊

La etiqueta también estará visible en las llamadas no contestadas, por lo que le ayudará a organizar el proceso de devolución de llamadas y a agilizar las llamadas a los pacientes más urgentes. 📞

Si el paciente elige un puesto de trabajo que no sea de recepción, la tarea desaparecerá automáticamente de la interfaz y la llamada no se registrará. Si la llamada no es contestada en 2 minutos, volverá a la recepción y la tarea volverá a estar visible con la etiqueta del menú de voz asignada.