Impostazioni

Cos'è il menù vocale e come configurarlo?

Il menù vocale è una funzione che consente ai pazienti di indicare il motivo della chiamata, così da indirizzare la chiamata verso una postazione specifica. Scopri di più su come configurarlo e quando usarlo!

Il menù vocale può essere configurato per migliorare la classificazione delle chiamate in arrivo e indirizzarle verso la giusta postazione. Quando abilitato, i pazienti che chiamano la tua struttura sentiranno un messaggio audio, grazie al quale saranno guidati nell’utilizzo della tastiera per selezionare il motivo della chiamata o connettersi con un reparto specifico.

Esempi di utilizzo:

  • Scegli in che modo classificare le chiamate in arrivo e indirizzale verso le postazioni corrispondenti. Ad esempio, puoi dedicare un collaboratore del tuo staff alla prenotazione degli appuntamenti con i medici ed un altro alla prenotazione di vaccini o esami di laboratorio.
  • Offri ai pazienti la possibilità di mettersi in contatto diretto con i diversi reparti. Ad esempio, se hanno bisogno di assistenza per una fattura, potranno parlare direttamente con l'ufficio contabile.
  • Assegna delle priorità: se desideri che alcune chiamate vengano gestite più velocemente di altre, puoi decidere quali chiamate rendere prioritarie in base al motivo della chiamata. Ad esempio, puoi decidere che i pazienti che chiamano per cancellare gli appuntamenti raggiungano la reception più rapidamente degli altri.

Come si configura?

Per abilitare il menù vocale accedi alle Impostazioni MioDottore Phone > Menu vocale.

Inizia configurando le opzioni del menù, in modo che soddisfino le tue esigenze. Seleziona il numero, assegna un'etichetta e scegli quali postazioni devono ricevere le chiamate relative all’argomento indicato. Puoi scegliere tra postazioni di ricezione e di non ricezione (ovvero postazioni ad uso interno).

⚠ Ricorda: il tasto '0' è assegnato di default a tutte le postazioni di ricezione e non può essere modificato.

Una volta impostate le opzioni del menù vocale, puoi inserire un messaggio che i tuoi pazienti ascolteranno, informandoli su quali opzioni possono scegliere. Analogamente alle intro vocali, puoi utilizzare un messaggio di testo o una registrazione vocale in formato mp3.

Ricorda di salvare le modifiche.

L'ultima cosa da fare è abilitare la funzione attivando la spunta nella parte superiore della pagina.


In questo modo, le modifiche verranno salvate. Una volta configurato il tutto, assicurati di effettuare una chiamata di prova per verificare che tutto funzioni correttamente.

L’esperienza del paziente

Quando i tuoi pazienti chiameranno la struttura, ascolteranno il messaggio di intro vocale (potrai, ad esempio, accoglierli ed informarli sulla registrazione delle chiamate o il GDPR). Subito dopo, sentiranno le varie opzioni di scelta relative all’interazione con il menù vocale.

Il messaggio del menù vocale viene riprodotto due volte e se il paziente non sceglie alcuna opzione verrà automaticamente indirizzato a tutte le postazioni di ricezione. Mentre i pazienti sono in attesa di risposta ascoltano una musica di sottofondo, fino a quando la loro chiamata non riceve risposta oppure scelgono di attaccare.

L’esperienza della struttura

Quando un paziente sceglie una delle opzioni del menù vocale, l'etichetta di questa opzione apparirà nei task accanto all'etichetta del canale. Questo permette allo staff di conoscere il motivo della chiamata ancor prima di rispondere 😊

L'etichetta sarà visibile anche sulle chiamate senza risposta, il che permette di organizzare al meglio le richiamate per ricontattare più rapidamente i pazienti più urgenti 📞

Se viene scelta una postazione di non-ricezione, l'attività scomparirà automaticamente dall'interfaccia e la chiamata non verrà registrata. Se la chiamata non riceve risposta entro 2 minuti, la chiamata verrà reindirizzata ad una postazione di ricezione e l'attività sarà nuovamente visibile, con l'etichetta del menù vocale assegnata.