Die Terminliste: So nutzen Sie sie am besten

Viele Patient:innen zu betreuen heißt auch, viele Termine zu verwalten. Das nimmt viel Zeit in Anspruch. Für ein effizientes Praxismanagement verwalten Sie alle dazugehörigen Informationen an einem Ort.

In Ihrem jameda Terminmanagement können Sie die Ansicht „Terminliste“ aufrufen. Darin sehen Sie auf einen Blick alle geplanten Termine für einen bestimmten Tag. Gleichzeitig können Sie von hier aus die damit verbundenen Informationen verwalten, z. B. die Patientenakte bearbeiten oder den Terminstatus aktualisieren. Hier erfahren Sie, wie Sie die Funktionen der Terminliste nutzen können, um das Beste für Ihre Praxis herauszuholen. 

Inhaltsverzeichnis:

• Rufen Sie die Ansicht "Terminliste" auf 
• Passen Sie die Terminliste nach den für Sie wichtigsten Informationen an
• Benachrichtigen Sie einen oder mehrere Patient:innen mithilfe der Einzel- oder Mehrfachauswahl
• Filtern Sie die Termine nach Termin-, Besuchs- oder Zahlungsstatus
• Bearbeiten Sie alle Patientendaten in der Patientenakte

Aktivieren Sie die Ansicht "Terminliste" auf

Die Terminliste ist im Grunde eine andere Ansicht Ihres Terminkalenders. Klicken Sie also auf das Kalender-Symbol (1) im Menü auf der linken Seite. Dann wählen Sie in der oberen rechten Ecke „Terminliste“ (2) aus. Jetzt sehen Sie automatisch die Termine für diesen Tag. Zur Ansicht der vergangenen oder bevorstehenden Termine wählen Sie den gewünschten Tag aus (3). 

Passen Sie die Terminliste nach den für Sie wichtigsten Informationen an 

Die Informationen zu den Terminen werden in Spalten angezeigt. In welcher Reihenfolge die Informationen aufgelistet werden, entscheiden Sie selbst. 

• Stellen Sie sicher, dass Sie im Terminkalender (1) die Ansicht „Terminliste“ (2) gewählt haben. 

• Klicken Sie rechts oben auf „Spalten sortieren“ (1). Es erscheint eine Liste mit allen Informationen, die zu den Termin vorliegen (2). Entscheiden Sie, welche Daten Sie sich anzeigen lassen möchten. Alle aktivierten Kategorien haben ein Häkchen im blauen Kästchen. Deaktivierte Informationen rutschen ans Ende der Liste. 

• Als nächstes bestimmen Sie die Reihenfolge, in der die Informationen angezeigt werden. Klicken Sie dazu auf die sechs Punkte rechts neben den Informationskategorien und ziehen Sie sie nach oben oder unten. Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf „Anwenden“. Falls Sie die bisherige Reihenfolge bevorzugen, klicken Sie auf „Löschen“.   

Die ersten beiden Spalten sind immer fix. Sie zeigen den Namen des oder der Patient:in und die Uhrzeit des geplanten Termins an. Diese wichtigen Angaben sollten Sie jederzeit sehen können. Alle weiteren Daten können Sie flexibel anordnen.

Um die Terminliste optimal zu nutzen, überlegen Sie, welche Information für Sie an  diesem Tag am wichtigsten ist. Wenn Sie zum Beispiel viele Patient:innen empfangen, haben Sie die Termine der Patientenliste stets im Blick. 

Benachrichtigen Sie einen oder mehrere Patient:innen mithilfe der Einzel- oder Mehrfachauswahl

• Wollen Sie einen oder eine Patient:in an die Mitnahme der letzten Testergebnisse erinnern, klicken Sie auf das Nachrichtensymbol (1) neben dem Namen. 
• Möchten Sie mehrere Patient:innen gleichzeitig an die ausstehende Terminbestätigung erinnern, wählen Sie die Namen aus (2) und klicken unter der Tabelle auf „Nachricht senden“.  

• Im nächsten Schritt entscheiden Sie, ob Sie die Nachricht manuell verfassen oder eine Vorlage verwenden. 

Dass die Nachricht versendet wurde, erkennen Sie anhand der Mitteilung "Termindetails wurden gesendet" (3). 

Filtern Sie die Termine nach Termin-, Besuchs- oder Zahlungsstatus

Wenn Sie sich in der Ansicht „Patientenliste“ befinden, geben Sie zuerst das Datum (1) an, an dem Sie sich Termine anzeigen lassen möchten. Dann wählen Sie aus, ob Sie den Status der Buchungsbestätigung (2), des Termins (3) oder der Zahlung (4) sehen möchten. 

• Terminstatus: Lassen Sie sich auf einen Blick alle Termine mit dem Status "storniert", "Bestätigung angefordert" oder "bestätigt" anzeigen. 
• Besuchsstatus: Filtern Sie die Liste nach geplanten, laufenden oder vergangenen Terminen bei denen der oder die Patient:in nicht erschienen ist. 
• Zahlungsstatus: Behalten Sie den Überblick, indem Sie entweder bezahlte, teilweise bezahlte oder noch nicht bezahlte Termine einsehen. 

Verwalten Sie alle Patientendaten in der Patientenliste

Sie können alle Patientendaten von der Terminliste aus bearbeiten. Dies erleichtert Ihnen den stressigen Praxisalltag.  

Insgesamt können Sie 4 verschiedene Informationen in der Terminliste bearbeiten: 

• Angaben zu den Patient:innen
• Informationen zum Termin
• Maßnahmen in Zusammenhang mit diesem Termin
• Notizen und Kommentare

Angaben zu den Patient:innen

In  diesem Abschnitt sehen Sie Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail, Ausweisnummer, Adresse, Datenschutz-Einwilligung sowie die Zustimmung zum Newsletter und anderen Mitteilungen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Patientendaten filtern und aktualisieren. 

• Wählen Sie einen Namen aus und klicken Sie auf „Patientendaten aktualisieren“. 

• Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie die Aktualisierung mit „Erledigt“. Wenn Sie auf „Weiter zur Patientenakte“ klicken, haben Sie Zugriff auf weitere Details wie Dokumente und Zahlungsinformationen.  

 

• Wenn nötig, können Sie die Informationen in der Patientenakte erweitern. Mit dem Pfeil oben links gelangen Sie zur vorherigen Ansicht zurück. 

Sollte eine wichtige Kontaktinformation wie die E-Mailadresse oder die Telefonnummer fehlen, erscheint ein rotes Ausrufezeichen bei den jeweiligen Patient:innen.

Informationen zum Termin

Um diese Details einzusehen, klicken Sie ebenfalls auf den Namen des oder der Patenti:in (1). Dann wählen Sie rechts „Details zum Termin“ (2) aus.  

Es werden automatisch alle Informationen zum aktuellen Termin angezeigt. 

Maßnahmen in Zusammenhang mit diesem Termin

• In diesem Bereich verwalten den Status des Termins und der Zahlung. Klicken Sie zuerst auf einen Namen (1), dann auf den aktuellen Besuchsstatus (2). 

• Aktualisieren Sie den Status des Besuchs. Geben Sie an, ob sich die Person im Wartezimmer befindet, in der Ordination ist, ob der Termin bereits abgeschlossen ist oder der bzw. die Patient:in nicht erschienen ist. So wissen Sie am Ende des Tages alles Nötige über die stattgefundenen Termine. 

• Den Zahlungsstatus aktualisieren Sie, indem Sie auf den Namen (1) klicken und anschließend auf „Die Zahlung registrieren“ (2). 

• Geben Sie an, ob der Termin vollständig, teilweise oder gar nicht bezahlt wurde. Bei erfolgter Zahlung können Sie auch die Zahlungsmethode angeben. 

Alle Nutzer, die Zugriff auf den Terminkalender haben, können die Informationen gleichzeitig einsehen und bearbeiten. Wenn also die Rezeption angibt, dass sich ein oder eine Patient:in im Wartebereich aufhält, kann der Arzt oder die Ärztin dies in Echtzeit sehen. 

Notizen und Kommentare

In diesem Abschnitten fügen Sie Beobachtungen, Bemerkungen und Erinnerungen zu bestimmten Patient:innen hinzu. Dazu klicken Sie ebenfalls auf den Namen (1) und schreiben Ihren Kommentar in das Feld „Notizen“ (2). 

Wie Sie sehen, bündelt die Terminliste alle Informationen zu den Terminen eines gesamten Tages in einer übersichtlichen Tabelle. Wenn Sie Ihre verfügbaren Termine an Ihre Patient:innen weitergeben möchten, wird Ihnen diese Anleitung gefallen.