Cómo crear y gestionar una cita desde su perfil de Doctoralia

Añada a su calendario todas aquellas las visitas de los pacientes que reservan por otras vías y logre una mejor gestión de su consulta o centro médico

Tener en su agenda online de Doctoralia todas las reservas de cita le permite llevar un mejor control de las visitas pero también le da la posibilidad de automatizar muchas de las tareas que actualmente lleva a cabo el personal administrativo, como tener que recordar a los pacientes la visita para que no la olviden.

Ahora, ¿cómo añadir una reserva de cita a la agenda? ¿Qué acciones puede llevar a cabo desde la ventana de reserva de cita del paciente? ¿Es posible ocultar los datos de los pacientes para que nadie pueda verlos? ¡Se lo contamos a continuación!

Índice de contenidos:

• Por qué añadir las reservas de cita a la agenda de Doctoralia
• Cómo crear una cita en su agenda paso a paso
• Como crear una cita desde la ficha del paciente
• Cómo ocultar los datos de los pacientes en el calendario
• Qué acciones se pueden llevar a cabo desde la ventana de cita

 

Por qué añadir las reservas de cita a la agenda de Doctoralia

Cada vez que un paciente reserva una visita con usted directamente desde su perfil, dicha cita se añade automáticamente a su agenda y, por tanto, usted podrá consultar los detalles en todo momento y el paciente recibirá los recordatorios de visita.

Pero ¿qué hacer en aquellos casos en los que el paciente reserva a través de otras vías? La opción más recomendable es que usted o su asistente añadan manualmente esa cita en la agenda.

De este modo, evitará las citas duplicadas, los malentendidos y su agenda estará permanentemente actualizada, con lo cual podrá llevar un mejor registro de su consulta y los pacientes podrán recibir los recordatorios de visita automáticos.

Además, al tener la cita registrada en la agenda, el paciente recibirá por email y/o SMS los detalles de la visita así como los recordatorios para que no olvide la cita, reduciendo así las posibilidades de que se ausente.

Le contamos cómo añadir una cita en su agenda de Doctoralia, paso a paso.

 

Cómo crear una cita en su agenda paso a paso

1. Seleccione el hueco en el calendario

Para crear una nueva cita, haga clic en el icono de "Calendario" en el menú lateral izquierdo de su agenda y, posteriormente, seleccione en su agenda la fecha y hora de la visita haciendo clic en la franja horaria correspondiente.

 

A continuación, le aparecerá una ventana con 3 opciones distribuidas en una franja horizontal:

• Cita. Esta opción sirve para crear manualmente una cita a un paciente que ha reservado por otra vía distinta a la online. Es la opción que nos interesa en este caso, así que el siguiente paso será completar todos los detalles de la cita (ver paso 2).
• Bloqueo. Si va a ausentarse de la consulta o tiene previsto cerrarla por vacaciones, no desactive su agenda: cree bloqueos. Así, los pacientes no podrán reservar cita para esas fechas pero sí para antes o después. En este artículo le contamos cómo bloquear fechas.
• Recordatorio. Si tiene que realizar alguna tarea importante en horario laboral, cree un recordatorio en su agenda para asegurarse que no se olvida. Puede ver cómo hacerlo, aquí.
• Excepción. Por último, si debido a un imprevisto tiene que hacer cambios específicos en el horario de su consulta, por ejemplo si tiene un congreso o si le ha surgido un imprevisto, añada una excepción. En esta guía encontrará cómo crear excepciones en la agenda.

 

A continuación, le aparecerá una ventana con todos los detalles para crear una nueva cita. Haga clic en el botón "Ver más opciones" para ver y rellenar todos los campos disponibles.

2. Vincule la cita a un paciente

Si ya tiene la ficha del paciente creada en su agenda, utilice la barra de búsqueda para buscarlo (1). Si se trata de un paciente nuevo, haga clic en "Añadir paciente nuevo" (2).


En el caso de que se trate de un paciente nuevo, complete los datos que se le solicitan y cuando los haya introducido haga clic en "Guardar"para seguir con la creación de la cita.

3. Establezca la fecha de la visita

Seleccione el día en el que tendrá lugar la visita, así como la hora. Si va a ser una cita recurrente, puede activar la opción "Repetir cita".

Si crea la cita en un espacio donde ya hay una cita creada, se le mostrará un aviso informándole de que ya hay una cita ocupando ese espacio para evitar que dos o más citas se solapen entre sí:

4. Defina el tipo de visita y asóciela al calendario correspondiente

Determine si la visita es presencial o si, por el contrario, se trata de una teleconsulta y elija el calendario correspondiente.

En el caso de que sea una consulta online, especifique a través de qué canal se realizará: si mediante consulta telefónica o por el servicio de videoconsulta de Doctoralia.

5. Añada el servicio asociado a la cita (puede incluir más de uno)

Establezca el motivo de la visita asociándole uno o varios servicios. Para ello, busque el servicio correspondiente en la barra de búsqueda y este se mostrará automáticamente con la duración y precio que fijó en su momento. En el caso de que la consulta sea para más de un servicio, repita el proceso haciendo clic en "Añadir otro servicio".

 

6. Indique si el paciente tiene un bono

Si el paciente adquirió un bono previamente y quiere canjear en esta visita una de las sesiones restantes o por el contrario desea adquirir ahora un bono y ya canjear la primera sesión, indíquelo en este momento seleccionando el bono correspondiente.

7. Añada las observaciones que considere necesarias

Si quiere añadir comentarios adicionales, puede hacerlo en este espacio. 

8. Configure las notificaciones

Por último, seleccione qué notificaciones quiere activar para la cita del paciente. Puede activar una, varias o todas las notificaciones:

• Enviar detalles de la cita ahora. Informe al paciente de todos los detalles de la cita a través de un mensaje automático que recibirá vía email o SMS (según los datos previamente facilitados).
• Enviar un recordatorio antes de la cita.
  Si selecciona esta opción, enviaremos automáticamente un mensaje de recordatorio de cita al paciente cuando queden 48 h para la visita.
  
  
• Enviar un SMS a este pacientes si una hora anterior queda libre.
  Al activar esta opción, si un paciente con una cita anterior a esta cancela la visita, enviaremos un mensaje a este paciente para que si lo desea pueda adelantar su visita.
  
  
• Enviar formulario para que prerrellene sus datos.
  El paciente recibirá un formulario para que complete sus datos así como el motivo de la visita. De este modo, usted tendrá todos los detalles antes de que el paciente acuda a la consulta, con lo cual la cita será más ágil y efectiva.
  
  
• Enviar un mensaje para que pida online la próxima cita.
  Como decíamos al inicio de este artículo, cada vez más pacientes prefieren reservar online, ya que ahorra tiempo tanto al paciente como al especialista y, además, reduce el ausentismo. Al seleccionar esta opción, enviaremos automáticamente un mensaje al paciente informándole de que ya puede reservar online su próxima visita con usted.

9. Confirme la creación de la cita

Por último, una vez haya completado todos los datos de la cita, haga clic en "Crear cita" y automáticamente, todos los cambios quedarán guardados y la cita aparecerá en el calendario.

 

A partir de ese momento, ese espacio dejará de estar disponible en su agenda para el resto de pacientes, y el paciente para quien se ha creado dicha cita comenzará a recibir los recordatorios cuando sea el momento.

 

 

Además, recuerde que, desde la ventana de cita, puede llevar a cabo varias acciones. A continuación se las detallamos.

Cómo crear una cita desde la ficha del paciente

Además de crear una cita directamente desde el calendario, también es posible hacerlo desde la sección de "Pacientes" o directamente desde la ficha de un paciente. Para ello, solo tiene que seguir estos pasos:

1. Haga clic en el icono de "Pacientes" en el menú lateral izquierdo de su agenda. Posteriormente, busque el nombre del paciente para quien desea crear la cita y haga clic en "Crear cita" tal y como aparece en la siguiente imagen:

Si está en la ficha del paciente, también puede crear una cita directamente desde ahí haciendo clic en el icono de "Crear cita" situado en la parte izquierda de la pantalla:

2. A continuación, se le redirigirá a la agenda y le aparecerá el mensaje que le mostramos a continuación informándole de que al seleccionar un hueco en la agenda para crear la cita, rellenaremos automáticamente los diferentes campos con los datos de su paciente.

3. Por último, solo tiene que hacer clic en el día y hora en el que desee crear la cita. Como ve en la siguiente imagen, todos los datos se completarán automáticamente y solo tendrá que modificar aquellos que desee, como por ejemplo el servicio.

Si quiere configurar otros detalles de la cita como por ejemplo las notificaciones o asociar un bono, haga clic en "Ver más opciones".

Cuando haya terminado de configurar la cita, haga clic en "Crear cita" y automáticamente quedará añadida al calendario.

 

Cómo ocultar los datos de los pacientes en el calendario

Sabemos lo importante que es para usted, como profesional de la salud, mantener los datos de sus pacientes en un lugar seguro. Por eso, desde Doctoralia trabajamos activamente para que cumpla en todo momento con las estrictas reglas del RGPD directamente desde su agenda.

Pero ahora aún hemos querido ir aún un paso más allá.

Como bien sabe, los datos que añade a su agenda son solo suyos. Sin embargo, algunas veces estos datos pueden quedar expuestos con facilidad en nuestro día a día y sin ser conscientes de ello, como por ejemplo cuando está en la consulta o mientras reserva la próxima cita de un paciente y este ve su pantalla.

Es por eso que hemos implementado una nueva opción en el calendario para que pueda ocultar toda aquella información sensible y volver a activarla en un solo clic. ¡Le contamos cómo usarla!

 

1. Cuando esté visualizando su calendario, podrá encontrar en la parte superior derecha de su pantalla el icono de un ojo. Desde ahí podrá ocultar los datos de los pacientes y volver a mostrarlos con solo un clic.

 

También puede acceder a esta función pulsando el icono del calendario (1) en la barra lateral izquierda de su perfil y, posteriormente, localizando el icono del ojo (2).

 

2. Si hace clic en el icono del ojo, automáticamente desaparecerán todos los nombres de los pacientes, de modo que podrá mostrar su pantalla con la garantía de que no está compartiendo ningún tipo de información sensible.

Para mostrar de nuevo los datos, solo tiene que hacer clic nuevamente en el icono del ojo y su calendario volverá a mostrar toda la información. ¡Así de fácil!

 

Qué acciones se pueden llevar a cabo desde la ventana de cita

Desde la ventana de la cita del paciente puedes llevar a cabo varias acciones.

Recientemente, hemos añadido varias actualizaciones en este apartado para agilizar todavía más sus tareas del día a día. Hacemos un repaso de las acciones que puede realizar desde la ventana de cita:

Cómo acceder a la ventana de reserva de cita

Para añadir al a ventana de reserva de cita de un paciente, haga clic en el icono de "Calendario" en el menú lateral izquierdo de su agenda y, a continuación, seleccione la cita que desea consultar y/o editar haciendo clic sobre ella.

 

Una vez abierta la ventana de reserva de cita, podrá realizar las siguientes acciones:

Cómo modificar los detalles de la cita

Edite los detalles de la visita, como por ejemplo el servicio, la fecha, la hora o cualquiera de las otras opciones disponibles.

Actualice el estado de la visita en tiempo real

¿El paciente ya ha llegado a la consulta y está listo para ser atendido? ¿La visita está en curso? Ahora puede actualizar el estado de la visita en tiempo real gracias al menú desplegable que encontrará en la ventana de cita.

Solo tiene que hacer clic en la flecha situada al lado del estado de la visita para que abra un menú desplegable. Posteriormente, solo deberá actualizar el estado de la visita según el paciente esté en la sala de espera, visitándose, si la visita ya ha terminado o si no ha acudido a la cita.

Así, tendrá su calendario siempre actualizado y todos los miembros que tengan acceso a él podrán ver el estado de cada visita en tiempo real. 

 

Utilice el botón "Nueva cita" para realizar acciones rápidas

Hemos renovado el botón "Nueva cita" para que desde ahora pueda llevar a cabo fácilmente cualquiera de las siguientes 3 acciones:


 

• Reservar ahora: cree una nueva cita para ese paciente en cuestión de segundos. Solo tiene que elegir un hueco disponible y completaremos la información por usted.
• Invitar al paciente a reservar online: envíe un mensaje al paciente utilizando una de nuestras plantillas predefinidas, informándole de que ya puede reservar online su próxima visita. El paciente recibirá el mensaje junto con un botón para elegir la fecha directamente desde su calendario, viendo su disponibilidad en tiempo real.
• Programar un recordatorio para que el paciente reserve una cita: elija una fecha para que enviemos un mensaje al paciente recordándole que ya puede reservar online. Podrá elegir la fecha, el servicio y definir si desea que le notifiquemos si el paciente no reserva cita.

 

Comuníquese de manera más efectiva con sus pacientes

Por último, desde el botón "Enviar un mensaje" podrá agilizar la comunicación con los pacientes realizando estas diferentes acciones:


 

• Escribir un nuevo mensaje: cree el mensaje desde cero y envíeselo al paciente. Este lo recibirá a través del chat en su app móvil o, en su defecto, vía email.
• Enviar un mensaje al paciente invitándole a reservar online: envíe un mensaje al paciente utilizando una de nuestras plantillas para que reserve online su próxima visita. Junto al mensaje recibirá un enlace a su perfil para que elija el día y hora disponibles que mejor le encaje.
• Enviar un mensaje al paciente derivándole a otro especialista: derive al profesional a otro especialista para que pueda seguir con el tratamiento. Podrá compartirle de forma rápida el contacto del especialista.
• Enviar un mensaje utilizando las plantillas rápidas: use cualquiera de las plantillas de mensajes que haya creado previamente para responder de manera rápida a los pacientes. Por ejemplo, puede enviar un mensaje sobre las condiciones del pago, sobre el horario en días festivos o dando respuesta a cualquier otra pregunta frecuente.

¡Eso es todo! Si tiene cualquier consulta, no dude en ponerse en contacto con nosotros a través de soporte@doctoralia.com y le ayudaremos encantados :)