Cómo crear manualmente una cita en su agenda

Añada a su calendario todas aquellas las visitas de los pacientes que reservan por otras vías y logre una mejor gestión de su consulta o centro médico

Añadir en su agenda de Doctoralia todas las visitas que tiene programadas le permitirá llevar una mejor gestión de su consulta o centro médico, ya que no solo podrá consultar cuál es su agenda para los próximos días, semanas e incluso meses sino que además podrá automatizar tareas como la confirmación de la cita, el envío de recordatorios de visita o la solicitud de opiniones.

Cuando un paciente reserva su cita online directamente desde su perfil, la cita se añade automáticamente a su agenda. Pero ¿qué hacer en aquellos casos en los que el paciente reserva a través de otras vías? La opción más recomendable es que usted o su asistente añadan manualmente esa cita en la agenda. De este modo, evitará las citas duplicadas, los malentendidos y su agenda estará permanentemente actualizada, con lo cual podrá llevar un mejor registro de su consulta y los pacientes podrán recibir los recordatorios de visita automáticos.

Le contamos cómo añadir manualmente una cita en su agenda de Doctoralia, paso a paso.

1 de cada 3 pacientes ya prefiere reservar online. Es fácil, cómodo y rápido. 
¿Cómo puede promover la reserva online de cita entre sus pacientes para que sean ellos quienes creen las citas?
👉 En este artículo le compartimos 6 ideas para promover la reserva online de cita.

Cómo crear una cita en su agenda, paso a paso

1. Seleccione el hueco en el calendario

Para crear una nueva cita, haga clic en el icono de "Calendario" en el menú lateral izquierdo de su agenda y, posteriormente, seleccione en su agenda la fecha y hora de la visita haciendo clic en la franja horaria correspondiente.

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A continuación, le aparecerá una ventana con 3 opciones distribuidas en una franja horizontal:

  • Cita. Esta opción sirve para crear manualmente una cita a un paciente que ha reservado por otra vía distinta a la online. Es la opción que nos interesa en este caso, así que el siguiente paso será completar todos los detalles de la cita (ver paso 2).
  • Bloqueo. Si va a ausentarse de la consulta o tiene previsto cerrarla por vacaciones, no desactive su agenda: cree bloqueos. Así, los pacientes no podrán reservar cita para esas fechas pero sí para antes o después. En este artículo le contamos cómo bloquear fechas.
  • Recordatorio. Si tiene que realizar alguna tarea importante en horario laboral, cree un recordatorio en su agenda para asegurarse que no se olvida. Puede ver cómo hacerlo, aquí.
  • Excepción. Por último, si debido a un imprevisto tiene que hacer cambios específicos en el horario de su consulta, por ejemplo si tiene un congreso o si le ha surgido un imprevisto, añada una excepción. En esta guía encontrará cómo crear excepciones en la agenda.

 

A continuación, le aparecerá una ventana con todos los detalles para crear una nueva cita. Haga clic en el botón "Ver más opciones" para ver y rellenar todos los campos disponibles.

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2. Vincule la cita a un paciente

Si ya tiene la ficha del paciente creada en su agenda, utilice la barra de búsqueda para buscarlo (1). Si se trata de un paciente nuevo, haga clic en "Añadir paciente nuevo" (2).
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En el caso de que se trate de un paciente nuevo, complete los datos que se le solicitan y cuando los haya introducido haga clic en "Guardar"para seguir con la creación de la cita.
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💡 Si tiene dudas sobre cómo añadir pacientes a su agenda, le recomendamos que vea este vídeo donde le explicamos cómo hacerlo paso a paso (nota: puede importar a todos sus pacientes al mismo tiempo).


3. Establezca la fecha de la visita

Seleccione el día en el que tendrá lugar la visita, así como la hora. Si va a ser una cita recurrente, puede activar la opción "Repetir cita".

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Si crea la cita en un espacio donde ya hay una cita creada, se le mostrará un aviso informándole de que ya hay una cita ocupando ese espacio para evitar que dos o más citas se solapen entre sí:
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4. Defina el tipo de visita y asóciela al calendario correspondiente

Determine si la visita es presencial o si, por el contrario, se trata de una teleconsulta y elija el calendario correspondiente.

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En el caso de que sea una consulta online, especifique a través de qué canal se realizará: si mediante consulta telefónica o por el servicio de videoconsulta de Doctoralia.
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5. Añada el servicio asociado a la cita (puede incluir más de uno)

Establezca el motivo de la visita asociándole uno o varios servicios. Para ello, busque el servicio correspondiente en la barra de búsqueda y este se mostrará automáticamente con la duración y precio que fijó en su momento. En el caso de que la consulta sea para más de un servicio, repita el proceso haciendo clic en "Añadir otro servicio".

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⚠️ Recuerde que para que aparezcan los servicios, antes debe haberlos añadidoa su perfil. Si aún no lo ha hecho, en este artículo le contamos cómo hacerlo.

6. Indique si el paciente tiene un bono

Si el paciente adquirió un bono previamente y quiere canjear en esta visita una de las sesiones restantes o por el contrario desea adquirir ahora un bono y ya canjear la primera sesión, indíquelo en este momento seleccionando el bono correspondiente.

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7. Añada las observaciones que considere necesarias

Si quiere añadir comentarios adicionales, puede hacerlo en este espacio. 

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8. Configure las notificaciones

Por último, seleccione qué notificaciones quiere activar para la cita del paciente. Puede activar una, varias o todas las notificaciones:

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  • Enviar detalles de la cita ahora. Informe al paciente de todos los detalles de la cita a través de un mensaje automático que recibirá vía email o SMS (según los datos previamente facilitados).
  • Enviar un recordatorio antes de la cita.
    Si selecciona esta opción, enviaremos automáticamente un mensaje de recordatorio de cita al paciente cuando queden 48 h para la visita.

  • Enviar un SMS a este pacientes si una hora anterior queda libre.
    Al activar esta opción, si un paciente con una cita anterior a esta cancela la visita, enviaremos un mensaje a este paciente para que si lo desea pueda adelantar su visita.

  • Enviar formulario para que prerrellene sus datos.
    El paciente recibirá un formulario para que complete sus datos así como el motivo de la visita. De este modo, usted tendrá todos los detalles antes de que el paciente acuda a la consulta, con lo cual la cita será más ágil y efectiva.

  • Enviar un mensaje para que pida online la próxima cita.
    Como decíamos al inicio de este artículo, cada vez más pacientes prefieren reservar online, ya que ahorra tiempo tanto al paciente como al especialista y, además, reduce el ausentismo. Al seleccionar esta opción, enviaremos automáticamente un mensaje al paciente informándole de que ya puede reservar online su próxima visita con usted.

9. Confirme la creación de la cita

Por último, una vez haya completado todos los datos de la cita, haga clic en "Crear cita" y automáticamente, todos los cambios quedarán guardados y la cita aparecerá en el calendario. A partir de ese momento, ese espacio dejará de estar disponible en su agenda para el resto de pacientes.


 

Si quiere saber cómo funcionan los recordatorios de visita para los pacientes y cómo configurarlos desde su agenda, le recomendamos leer este artículo.