Optimice el tiempo de su consulta con soluciones prácticas que ya están disponibles en su perfil
Las tareas rutinarias consumen buena parte del día en la gestión de la consulta, restando tiempo para lo verdaderamente importante: la experiencia del paciente. ¿Por qué no optimizar el tiempo con soluciones prácticas que ya están disponibles en su perfil? ¡Le contamos cómo!
Índice de contenidos:
¿Qué tareas rutinarias le quitan más tiempo?
Muchas veces las tareas rutinarias de la consulta impiden poder dedicarse a otros aspectos importantes como ofrecer a los pacientes la mejor experiencia posible.
¿Sabía que muchas de esas tareas se pueden optimizar e incluso automatizar, dejándole así más tiempo para dedicarlo a lo que de verdad marca la diferencia?
En este artículo le enseñamos cómo administrar de la manera más eficiente posible las diferentes tareas para que pueda dedicar su día a día a ofrecer la mejor experiencia a sus pacientes. Todo ello gracias a las soluciones que ya tiene disponibles en su suscripción.
Resolver dudas previas a la reserva
Cuando hablamos de la gestión previa de la reserva del paciente, nos referimos tanto a las preguntas médicas como a las no médicas que un paciente podría hacerle antes de la visita, como por ejemplo si ofrece determinados servicios, si tiene experiencia tratando su enfermedad, con qué compañías de salud trabaja o cuáles son las próximas horas disponibles.
Si bien es crucial responder a todas esas preguntas ya que es una manera de asegurar que un paciente le elija, también es cierto que no dejan de ser tareas rutinarias que consumen mucho tiempo y energía, tanto si se realizan presencialmente o por teléfono.
Sin ir más lejos, piense durante unos segundos en todos los recursos que invierte cada vez que responde, una y otra vez, las mismas preguntas. Si después de cada conversación el paciente no reserva una cita, habrá gastado unos recursos valiosos que podría haber invertido en otro paciente.
Pero ¿y si detectara cuáles son aquellas preguntas que siempre se repiten y pudiera añadirlas en su perfil o web para que todos puedan verlas?
Gracias a las soluciones de Doctoralia disponibles en su perfil de especialista, puede automatizar todo este proceso de forma fácil y efectiva:
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Agregue a su perfil toda aquella información que crea que puede ser útil para los pacientes, como por ejemplo los servicios que ofrece o las enfermedades que trata.
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Responda a las preguntas de los pacientes en la sección 'Pregunta al Experto', ya que esas respuestas también se mostrarán en su perfil y serán muy útiles para que los pacientes que puedan tener más información sobre su especialización y servicios.
A continuación le mostramos algunos ejemplos de información que puede añadir, que le ayudará a ahorrar tiempo y recursos en su consulta:
| Pregunta | Por teléfono / Presencialmente | A través de Doctoralia |
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Consumo de tiempo : Recurrencia: Pacientes alcanzados por tiempo : |
Consumo de tiempo:
Pacientes con dudas resueltas: |
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Consumo de tiempo : Recurrencia: más de Pacientes alcanzados por tiempo :
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Consumo de tiempo: + 1 o 2 minutos por cada respuesta a Pregunta al experto. Pacientes alcanzados por tiempo: |
A continuación le mostramos cómo añadir esa información a su perfil para que pueda empezar a optimizar la gestión de su consulta médica desde hoy:
✏️ ¿Cómo completar su perfil?
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Inicie sesión en su agenda.
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Haga clic en "Mi perfil".
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Suba una imagen de perfil, agregue una breve descripción, añada los servicios que ofrece, las enfermedades que trata y los métodos de pago. Una vez haya terminado de añadir toda la información, so se olvide de hacer clic en "Guardar" en la parte inferior de la página.
💬 ¿Cómo responder a las preguntas de los pacientes en 'Pregunta al Experto'?
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Haga clic en Mi perfil.
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Haga clic en "Pregunta al experto".
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Use filtros para ordenar las preguntas sin respuesta por tema. Escriba su respuesta y envíela.
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Vaya a la sección de Dudas solucionadas de su perfil de Doctoralia si desea verificar sus respuestas.
👉 Clique aquí para ver su agenda y comenzar a sacar partido a las características de su perfil
2. Reservas de cita y/o cancelaciones de visita
¿Cuántas veces ha recibido llamadas o mensajes de pacientes pidiéndoles un cambio de fecha para la visita?
Desafortunadamente, gestionar ese tipo de solicitudes requiere tiempo, recursos y, en ocasiones, un poco de suerte. Y es que a veces, simplemente su agenda y la de sus pacientes no coinciden, y si estos desean ver al especialista lo antes posible corre el riesgo de perder esa visita.
Por otro lado, cada vez que un paciente pide un cambio de fecha para la visita, aparece un nuevo hueco que en ocasiones es difícil de llenar, sobre todo si avisa con poca antelación, lo que a su vez afecta a las ganancias del consultorio o centro médico.
Ahora, ¿y si pudiera automatizar todos estos procesos para que sean los pacientes quienes cambien automáticamente la cita si les surge un inconveniente, y usted pueda llenar los huecos fácilmente? Y sí, todo ello de manera automática. Es una pequeña parte de lo que puede lograr con la Agenda de Doctoralia. A continuación le mostramos algunos ejemplos:
| Guión | Forma estándar | Con Doctoralia |
| El paciente desea modificar la fecha o la hora de una visita con más de 24 horas de anticipación. |
Llama a su oficina. ¿Qué sucede si usted o su secretaria pierden la llamada? Le envía un correo electrónico. ¿Qué sucede si usted o su secretaria no pueden acceder al correo electrónico? |
Hace clic en un botón, elige otro día / hora, y se le notifica al instante. |
| El paciente desea modificar la fecha o la hora de una visita con menos de 24 horas de anticipación o fuera de su horario de atención. | Le envía un correo electrónico. ¿Qué sucede si usted o su secretaria no pueden acceder al correo electrónico? | Hace clic en un botón en cualquier momento, elige otro día / hora, y se le notifica a usted al instante. |
| Debido a cancelaciones de último minuto, hay huecos en su agenda imposibles de llenar. | Usted / su secretaria pueden comunicarse con los pacientes que tienen cita en breve y preguntarles si quieren adelantar la visita. ¿Cuánto tiempo requiere esto? ¿Qué pasa si algunos pacientes no responden? | Active la lista de espera. Doctoralia enviará un SMS a los siguientes 5 pacientes para solicitar que modifiquen su reserva. Si alguien acepta, se le notificará al momento. |
📆 ¿Cómo añadir una visita a su agenda?
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Inicie sesión en su agenda.
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Haga clic en el espacio que desea reservar.
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Agregue la información básica de su paciente y los detalles de la visita. Haga clic en Crear cita.
🔛¿Cómo activar la lista de espera?
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Inicie sesión en su agenda.
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Haga clic en Ajustes.
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Haga clic en Agendas y luego seleccione la consulta que desea administrar.
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Haga clic en Notificaciones y active la opción "Enviar un SMS para permitir adelantar la cita si se libera un hueco".
👉 Automatice todos estos procesos visitando su agenda, aquí
3. Gestión de la consulta médica
Es importante tener presente que sus pacientes son sus clientes. Y como ocurre con todos los clientes, estos adquieren un servicio para satisfacer una necesidad y detestan los contratiempos, especialmente aquellos que podrían haberse evitado fácilmente. Es por eso que si existe cualquier cambio que pueda impactar en su experiencia, es importante que se lo comunique lo antes posible con el fin de evitarle contratiempos innecesarios.
Estos son algunos de los cambios que debería comunicar a sus pacientes:
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Cambios en la ubicación del consultorio.
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Cambio de días y horarios de apertura.
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Cambio en las vías de contacto (nuevo número de teléfono o correo electrónico).
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Novedades en sus servicios.
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Cambios o actualizaciones en los métodos de pago aceptados.
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Normativa sobre el acceso a la consulta o la sala de espera.
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Normativa en cuanto a la modificación o cancelación de reservas.
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Cómo prepararse para una prueba o examen médico.
¿Cuánto tiempo necesitaría para contactar, uno por uno, a toda su base de pacientes y anunciarles estos cambios?
Gracias al servicio de Campañas para pacientes, disponible en su perfil Premium, puede enviar campañas vía e-mail o SMS a todos los pacientes que elija e informarles de todo aquello que desee, de forma fácil, rápida y personalizada. Vea cómo funciona.
✉️ ¿Cómo enviar una campaña?
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Inicie sesión en su agenda.
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Haga clic en "Campañas".
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Haga clic en "Nueva campaña".
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Siga el asistente: deberá seleccionar el canal (SMS o correo electrónico), los destinatarios, el tema y personalizar su mensaje. Finalmente, haga clic en "Enviar".
⭐ Si lo desea, también puede utilizar las Campañas para fidelizar a sus pacientes, ya sea invitándoles a una revisión u ofreciéndoles un descuento especial para la próxima visita.
👉 Envíe aquí su primera campaña a sus pacientes y comience a fidelizarlos :)
4. Historial médico de los pacientes
Seamos realistas: en pleno siglo XXI seguir optando por la agenda de papel, no es la mejor opción, ni en términos prácticos ni de seguridad.
Además, requiere mucho espacio de almacenamiento, se desactualiza fácilmente y solo es posible consultarlo si se tienen los documentos físicos. A todo eso cabe sumar que, sobre todo a raíz de la Covid-19 estos documentos pueden convertirse en una fuente de virus, y ecológicamente utilizar el papel tampoco es la mejor opción.
¿Y si pudiera acceder al historial de sus pacientes desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, de forma fácil y segura, y sin importar el momento del día? Es posible gracias al Historial de pacientes, disponible también desde su perfil Premium.
📁 ¿Cómo usar el historial de pacientes?
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Inicie sesión en su agenda.
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Haga clic en Pacientes.
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Haga clic en el nombre del paciente.
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Use el menú horizontal para acceder a:
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1. Histórico de citas: haga clic en Crear nuevo episodio o Comenzar episodio para agregar un informe de cada visita
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2. Antecedentes: agregue aquí información sobre medicamentos habituales, enfermedades anteriores, etc.
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3. Archivos: suba los archivos (por ejemplo, rayos X, resonancias magnéticas, resultados de análisis de sangre, etc.) que los pacientes le han enviado.
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⚠️ Doctoralia cumple con todos los protocolos RGPD, con lo cual no tendrá que preocuparse en ningún momento por el tratamiento de los datos.
5. Facturación y contabilidad
Estamos en una sociedad cada vez más digital, donde el papel está siendo sustituido por la información en la nube, que ahorra tiempo, espacio y además ofrece una seguridad que la documentación física no proporciona. Es por eso que, la facturación online debería ser uno de los aspectos a considerar en su consulta o centro médico.
Para ello no necesita invertir en un software de facturación online, sino que desde su perfil Premium puede habilitar esta funcionalidad sin coste adicional.
✉️ ¿Cómo enviar una factura electrónica a través de Doctoralia?
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Inicie sesión en su agenda.
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Haga clic en Pacientes.
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Haga clic en el nombre del paciente.
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Si ya creó un episodio para la visita, verá el botón Generar factura. De lo contrario, cree el episodio haciendo clic en el botón Crear episodio.
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Siga el asistente y añada la siguiente información:
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La persona que factura, los números progresivos y la fecha del documento (estos datos se completarán previamente pero puede cambiarlos en cualquier momento utilizando el menú desplegable), así como los datos personales de los pacientes.
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Si no ha completado todos los datos del paciente, es posible que deba agregar manualmente cierta información.
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Verifique dos veces y, si es necesario, agregue elementos a la sección de servicios.
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Haga clic en Generar factura.
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Ahora que ya sabe cómo optimizar la gestión de su consulta, es el momento de comenzar a poner todos estos consejos en práctica :)
👉 Acceda ahora a su agenda y comience a sacarle partido
¿Necesita ayuda? Póngase en contacto con su asesor y estará encantado de ayudarle a sacar partido a todas estas funcionalidades :)