Cómo configurar los mensajes automáticos en WhatsApp Business

Configure los mensajes automáticos de WhatsApp y mejore la comunicación con sus pacientes: puede crear mensajes de bienvenida, de ausencia e incluso ofrecer a los pacientes la opción de reservar online sus citas.

Si usa WhatsApp de manera regular para comunicarse con sus pacientes, sabrá que en ocasiones puede convertirse en un arma de doble filo, ya que consume mucho tiempo y recursos.

Es posible que los pacientes le escriban preguntando información básica como por ejemplo horarios y precios, o bien que le trasladen sus dudas a través de la aplicación y de repente se vea ofreciendo una consulta sin recibir remuneración por ello.

Por eso es tan importante que, si está utilizando WhatsApp para comunicarse con sus pacientes o tiene pensado hacerlo, configure correctamente la aplicación para sacarle el máximo provecho.

Y es que gracias a WhatsApp Business puede automatizar sus comunicaciones, creando mensajes de bienvenida o de ausencia e incluso puede promover la reserva online de cita. En este artículo le contamos cómo hacerlo.

¿Qué es WhatsApp Business y cómo funciona?

WhatsApp Business es una aplicación de descarga gratuita disponible tanto para iPhone como para Android, que fue desarrollada para pequeñas y medianas empresas con la intención de facilitar las interacciones con los clientes.

WhatsApp Business ofrece herramientas para automatizar, organizar y responder rápidamente a los mensajes, y funciona de una manera muy parecida a WhatsApp Messenger.

WhatsApp Business está diseñada con fines de comunicación empresarial, mientras que WhatsApp Messenger se centra en las necesidades de comunicación personal.

Entre las funciones que ofrece actualmente WhatsApp Business, se incluyen las siguientes:

Perfil de empresa: muestra información importante, como la dirección, el correo electrónico o el sitio web (donde tiene la opción de añadir el enlace a su perfil de Doctoralia).
Etiquetas: permiten organizar los chats y mensajes para encontrarlos más fácilmente.
Herramientas de mensajería. Ayudan a responder de forma rápida a los clientes.

¿Cómo instalar WhatsApp Business?

Antes de nada, es importante saber que solo se puede usar WhatsApp Messenger y WhatsApp Business en un mismo teléfono si cada aplicación tiene números de teléfono distintos. Es decir, solo es válido en aquellos casos donde el usuario tenga dos números de teléfono en su dispositivo.

Dicho esto, si actualmente ya está usando WhatsApp Messenger, cambiarse a WhatsApp Business es rápido y sencillo.

Para empezar, solo tiene que descargar WhatsApp Business. Puede hacerlo directamente haciendo clic en el botón correspondiente en función de cuál sea su sistema operativo:

Descargar WhatsApp Business para iOs

Descargar WhatsApp Business para Android

Una vez descargada la aplicación en su dispositivo, deberá verificar su número en WhatsApp Business, y posteriormente podrá elegir si desea que sus archivos, preferencias de chat o historial de mensajes de WhatsApp Messenger se transfieran a su cuenta de WhatsApp Business.

Si una vez que haya cambiado de WhatsApp Messenger a WhatsApp Business decide volver a cambiarse a WhatsApp Messenger, perderá los chats y archivos que creó mientras usaba WhatsApp Business.

¿Cómo configurar la información básica en WhatsApp Business?

Para configurar la información básica en WhatsApp Business, como por ejemplo sus horarios, disponibilidad o un enlace a su perfil de Doctoralia para que los pacientes puedan reservar cita directamente desde ahí, siga los siguientes pasos:

Para configurar la información de su cuenta de WhatsApp Business, abra la aplicación y bra la aplicación de WhatsApp Business y siga las instrucciones para transferir contenido de una aplicación a otra. Si va a configurarlo de nuevo, siga los siguientes pasos:

1. Complete la información básica: añada su nombre, seleccione "Medicina y Salud" en el menú desplegable, indique su especialidad o profesión y añada su dirección principal. Una vez haya terminado, haga clic en "Siguiente".
2. Haga clic en "Perfil comercial".
3. Por último, configure sus horarios y añada un sitio web.

- Disponibilidad: añada cuál es su disponibilidad, y los pacientes sabrán cuándo pueden contactarle y/o cuándo esperar su respuesta
- Sitio web: en este apartado, añada el enlace a su agenda de Doctoralia, permitiendo así la reserva de cita 24/7.

Tipos de mensajes en WhatsApp Business

WhatsApp Business tiene varias funciones. En este artículo nos centraremos en una de ellas, la que más le ayudará a sacar partido a su consulta: los mensajes automáticos y, en particular, los mensajes de bienvenida y los mensajes de ausencia.

A continuación le contamos en qué consisten:

Mensaje de bienvenida: los mensajes de bienvenida le permiten comunicarse con todos aquellos pacientes que le escriban por primera vez así como a aquellos pacientes que le contacten después de 14 días tras enviar el último mensaje.
Mensaje de ausencia: los mensajes de ausencia se envían a todos aquellos pacientes que intentan ponerse en contacto con usted fuera de los horarios en los que no esté disponible (definidos más arriba, en el apartado de "Disponibilidad").

¿Cómo configurar un mensaje de bienvenida?

Si desea configurar un mensaje de bienvenida para primeros pacientes y aquellos pacientes que lleven más de dos semanas sin contactarle, siga los siguientes pasos:

1. Abra la aplicación de WhatsApp Business, haga clic en los tres puntos de la parte superior derecha y seleccione "Configuración".
2. Posteriormente, haga clic en "Herramientas de actividad" y seleccione la opción "Mensaje de bienvenida", desde donde más adelante podrá configurar su mensaje.
3. Dentro de la opción "Enviar mensaje de bienvenida", haga clic en la casilla de verificación para activar este servicio. Posteriormente, esta aparecerá en verde.
4. En la misma sección, haga clic en el símbolo del lápiz para añadir el texto del mensaje. Le sugerimos añadir un mensaje parecido al que le compartimos a continuación:

¡Hola! Muchas gracias por contactar conmigo. Te responderé lo antes posible. Si quieres más información sobre mi consulta o reservar una cita, haz clic en el siguiente link: https://www.doctoralia.es/url-de-su-perfil-en-doctoralia. ¡Gracias! :)

💡 Una vez haya terminado de configurar su mensaje de bienvenida, no olvide añadir el enlace a su agenda de Doctoralia.

5. Posteriormente, en "Destinatarios", seleccione quiénes recibirán el mensaje de bienvenida. Por ejemplo, si hay algún número con el que habla con cierta frecuencia como por ejemplo familiares o colaboradores, puede excluirlos haciendo clic en "Todos, excepto" y seleccionar aquellos números que desee excluir de entre los disponibles en su lista de contactos.
6. Por último, no olvide hacer clic en "Guardar" para que se apliquen todos los cambios.

Una vez haya seguido estos pasos, su mensaje de bienvenida habrá quedado correctamente configurado y ya estará listo para ser enviado a los pacientes que le contacten.

¿Cómo configurar un mensaje de ausencia?

Para configurar un mensaje de ausencia que se envíe a aquellos pacientes que le contacten fuera de su horario de trabajo, siga los siguientes pasos:

1. Abra la aplicación de WhatsApp Business, haga clic en los tres puntos de la parte superior derecha y seleccione "Configuración".
2. Posteriormente, haga clic en "Herramientas de actividad" y seleccione la opción "Mensaje de ausencia", desde donde más adelante podrá configurar su mensaje.
3. Dentro de la opción "Enviar mensaje de ausencia", haga clic en la casilla de verificación para activar este servicio. Posteriormente, esta aparecerá en verde.
4. En la misma sección, haga clic en el símbolo del lápiz para añadir el texto del mensaje. Le sugerimos añadir un mensaje parecido al que le compartimos a continuación:

¡Hola! Muchas gracias por contactar conmigo. En este momento, estoy fuera del horario de consulta, pero te responderé tan pronto como sea posible. Si necesitas más información sobre la consulta o quieres reservar una cita, haz clic en el siguiente enlace: https://www.doctoralia.es/url-de-su-perfil-en-doctoralia. ¡Gracias! :)

💡Una vez haya terminado de configurar su mensaje de ausencia, no olvide añadir el enlace a su agenda de Doctoralia.

5. Posteriormente, en "Hora", seleccione cuándo quiere que se envíe el mensaje, por ejemplo: "fuera del horario de apertura".
6. En la sección "Destinatarios", seleccione quién recibirá el mensaje. Por ejemplo, si hay algún número con el que hable con cierta frecuencia que corresponda a familiares o colaboradores, puede excluirlos haciendo clic en "Todos, excepto" y seleccionar aquellos números que desee excluir de entre todos los disponibles en su lista de contactos.
7. Por último, no olvide hacer clic en "Guardar" para que se apliquen todos los cambios.

A partir de ese momento, su mensaje de ausencia habrá quedado correctamente configurado y estará listo para comenzar a enviarse a aquellos pacientes que le contactan fuera de su horario laboral.