Agenda de la clínica

'Lista de citas': cómo sacarle provecho

Gestione toda la información relacionada con las visitas previstas para una fecha determinada de manera más efectiva y desde un solo lugar

A menudo, gestionar toda la información relacionada con las visitas de los pacientes consume mucho tiempo e incluso puede resultar abrumador.

Esta es una de las razones por las cuales diseñamos la vista "Lista de citas", un tipo de visualización de la agenda que le permite consultar de un solo vistazo todas las citas programadas para una fecha en particular y al mismo tiempo gestionar todos los datos relacionados con estas visitas, como por ejemplo editar la ficha de un paciente o actualizar el estado de cada visita.

A continuación le contamos cómo utilizar esta función y cómo sacarle provecho.

 

Índice de contenidos:

 

Cómo ver la agenda desde el modo "Lista de citas"

Para visualizar su agenda en modo "Lista de citas", solamente tiene hacer clic en el icono de "Calendario" (1) en el menú lateral izquierdo de su perfil y, a continuación, asegurarse que aparece seleccionada la opción "Lista de citas" (2) en la parte superior derecha de la pantalla.

Una vez hecho esto, le aparecerán por defecto las citas previstas para ese mismo día, pero podrá consultar las citas para cualquier otra fecha seleccionando el día que desea visualizar (3).

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Cómo personalizar la lista de citas para que se muestre aquella información que considera más importante

Una de las principales ventajas de visualizar la agenda en modo "Lista de citas" es que puede personalizarla según sus preferencias, eligiendo qué información desea que se muestre y en qué orden. Para ello, tan solo debe seguir estos pasos:

1. Haga clic en el icono de "Calendario" (1) en el menú lateral izquierdo de su perfil y, posteriormente, seleccione la opción "Lista de citas" (2) en la parte superior de la pantalla.

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2. A continuación, haga clic en "Organizar columnas" (1) y haga clic en todas aquellas opciones que desee activar o desactivar (2). Todas aquellas opciones activadas se mostrarán con un recuadro azul acompañadas del símbolo "✓", mientras que aquellas opciones desactivadas, aparecerán al final de la lista. 

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3. Por último, defina en que orden desea que se muestren las opciones, haciendo clic sobre los seis puntos que aparecen al lado derecho de cada opción y arrastrándolas hacia arriba o hacia abajo según si desea que se muestren al principio o al final de la tabla. Una vez haya terminado, haga clic en "Guardar" para que se apliquen los cambios. Para descartarlos, haga clic en "Borrar".

 

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⚠️ Las dos primeras columnas, que se corresponden con el nombre del paciente y la hora de la visita, siempre serán fijas y, por tanto, no se podrán modificar.

 

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Podrá ajustar la información a mostrar siempre que lo desee según. Así, podrá visualizar un tipo de información u otra según la agenda del día. Por ejemplo, ¿tiene muchas visitas? Recomendamos realizar un seguimiento de la hora exacta de las visitas para mantener la sala de espera bajo control.

Cómo enviar un mensaje a uno o varios pacientes desde la "Lista de citas"


Si desea enviar un mensaje a solo un paciente, por ejemplo para recordarle que traiga los resultados de su último examen, solo tiene que hacer lcic en el icono que aparece al lado de dicho paciente (1). 

Si por el contrario desea enviar un mensaje a varios pacientes al mismo tiempo, solo tiene que seleccionar todos los pacientes a quienes desee enviar el mensaje (2), por ejemplo todos aquellos que no confirmaron aún la cita, y a continuación haga clic en "Enviar mensaje" (3). 

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Podrá elegir si desea escribir un nuevo mensaje manualmente o si prefiere usar una de las plantillas ya guardadas.

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Cómo filtrar las visitas según si están o no pendientes y por el estado del pago

1. Una vez dentro del tipo de visualización "Lista de citas" especifique las visitas de qué día desea consultar (1) y, a continuación, filtre según si desea ver el estado de la confirmación de la visita (2), según el estado de la visita (3) o según el estado del pago (4).

  • Confirmación de la visita: filtre los resultados según si desea visualizar aquellas visitas que ha sido solicitadas, las que están confirmadas, las que han sido canceladas por el especialista o por el paciente y/o aquellas cuya confirmación no se ha solicitado.
  • Estado: visualice aquellas visitas que están programadas, aquellas cuyos pacientes ya están en la sala de espera, las visitas en curso, las visitas realizadas, las canceladas o aquellas en las que el paciente no se ha presentado a la consulta.
  • Pago: filtre las visitas que han sido pagadas en su totalidad o parcialmente y aquellas que aún están pendientes de pago para llevar un mejor registro del estado de cada visita.ç

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Cómo gestionar todos los datos de los pacientes y de la visita desde la "Lista de citas"

Hemos añadido un complemento a la "Lista de citas" que permite gestionar, actualizar y editar todos los datos referentes tanto a la visita como al paciente, desde la misma "Lista de citas", facilitando así la gestión de la consulta.

Solo tiene que hacer clic sobre el nombre del paciente cuya información desee consultar y automáticamente se mostrará una columna en la parte derecha de la pantalla con toda la información disponible tanto para consultar como para editar.

Desde ahí podrá realizar todos los cambios necesarios: actualizar el estado de la visita, registrar un pago o escribir una nota rápida sobre la visita.

 

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Hay 4 tipos de datos que se pueden editar:

A continuación veremos cómo utilizar cada una de ellos.


1. Información sobre el paciente

En este apartado es posible consultar y editar todos aquellos datos relacionados con el paciente, como por ejemplo el nombre y apellidos del paciente, teléfono, email, DNI, dirección, tipo de paciente (privado o de aseguradora) y si ha firmado el consentimiento RGPF y de envío de campañas y comunicaciones de marketing.

Para consultar y/o actualizar los datos del paciente, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en el nombre del paciente cuya información desea editar y, posteriormente, seleccione la opción "Actualizar datos del paciente".

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2. A continuación, podrá ver y editar los datos básicos del paciente como por ejemplo nombre, dirección, teléfono o aseguradora. Siempre que realice algún cambio, deberá confirmarlo haciendo clic en el botón azul "Hecho". Si desea consultar más datos, haga clic en "Ir a la ficha del paciente" para acceder a su historial y poder consultar y/o editar todos los datos que desee.

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4. Una vez en la ficha del paciente, podrá ampliar toda la información que necesite. Cuando haya terminado, solo tiene que hacer clic en la flecha que aparece en la parte superior izquierda de la pantalla para volver al punto anterior.

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Si falta alguna información importante del paciente, como la dirección del correo electrónico o el número de teléfono, aparecerá un icono de notificación: ❗.

 

2. Información sobre la visita

Desde esta ventana que aparece al clicar sobre el nombre del paciente también podrá consultar toda aquella información relacionada con la visita, como por ejemplo el nombre del especialista (en el caso de las clínicas), el tipo de servicio recibido, la duración de la visita o el precio. 

Para ver los detalles de una visita en particular, haga clic en el nombre del paciente cuya visita desea consultar (1) y a continuación seleccione la opción "Detalles de la visita" (2).

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Automáticamente después, aparecerá toda la información relacionada con la visita:

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3. Acciones relacionadas con una visita en particular

Desde este apartado podrá gestionar todas aquellas acciones relacionadas con una visita, como el estado de la visita y el estado del pago.

Para consultar y/o actualizar el estado de la visita, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en el nombre del paciente cuyo estado de la visita desea actualizar (1) y, a continuación, haga clic en el estado actual de la visita para actualizarlo (2).

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2. A continuación, actualice el estado según si el paciente está en la sala de espera, se está visitando, ya se ha visitado o si no se ha presentado. Así, podrá tener una visión general del número de visitas que se han producido en un día determinado.

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Para consultar y/o actualizar el estado del pago, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en el nombre del paciente cuyo estado del pago desea actualizar (1) y, a continuación, seleccione la opción "Registrar un pago" (2).

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2. A continuación, podrá especificar si la visita ya ha sido pagada en su totalidad o en una parte, o si aún está pendiente de pago. En el caso de que ya haya sido pagada, podrá definir también el método de pago.

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💡 Todos los usuarios que tengan acceso a la gestión de la agenda podrán ver y consultar en tiempo real toda la información relativa a la visita, con lo cual si desde la recepción se especifica que un paciente está en la sala de espera, el especialista podrá verlo en tiempo real, facilitando así la gestión de las visitas.

4. Notas y comentarios

Por último, en este apartado podrá añadir todas aquellas observaciones que considere necesarias sobre la visita. De este modo, podrá dejar constancia de cualquier observación, petición o recordatorio respecto a ese paciente.

Para dejar una nota u observación, solo tiene que hacer clic en el nombre del paciente (1) y, a continuación, dejar la nota en el apartado de "Notas".

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¿Qué le ha parecido la "Lista de citas"? Como ve, es una manera eficaz de tener acceso a todas aquella información relacionada sobre la agenda de un día determinado en un solo lugar, teniendo además la oportunidad de gestionar los datos del paciente y de la visita desde una misma pantalla. ¡Esperamos que le sea útil! :)

💡Y si desea saber cómo compartir su disponibilidad con los pacientes por email o WhatsApp para que puedan reservar online sus citas, le recomendamos leer esta guía.