Messaggio di Assenza e di Benvenuto, due utili strumenti per la gestione dei pazienti su WhatsApp Business
La maggior parte dei pazienti è reperibile tramite WhatsApp. Questa semplice app consente di chattare con i contatti dei quali è stato registrato in rubrica il numero di telefono. Proprio per la sua semplicità di utilizzo e per la sua ampia diffusione sono molti gli specialisti che, specialmente durante il lockdown, hanno iniziato ad utilizzarlo per poter contattare velocemente i pazienti.
WhatsApp però può rivelarsi un'arma a doppio taglio: una volta che i pazienti si sono abituati a ricevere istantaneamente una risposta, possono iniziare ad abusare del tuo contatto, sommergendoti di richieste.
Rischi di dover passare moltissimo tempo a rispondere a messaggi vocali o scritti, elargendo vere e proprie consulenze online, senza che queste siano opportunamente remunerate. Non solo: si corre anche il rischio di offendere il paziente, se non si risponde abbastanza velocemente alla sua richiesta. Come scongiurare tutto ciò?
Che cos'è WhatsApp Business?
È un'app gratuita, pensata per i titolari di piccole imprese. Ha una serie di funzioni in più rispetto al WhatsApp tradizionale (che probabilmente hai già installato sul tuo smartphone), tra cui gli utilissimi messaggi automatici che ti faranno risparmiare tempo ed energie, senza lasciare insoddisfatti i pazienti.
Come installare WhatsApp Business?
WhatsApp tradizionale e Whatsapp Business sono due app distinte e non possono essere usate simultaneamente sullo stesso dispositivo. Tuttavia i contenuti (chat, immagini e altro) di una app possono essere migrati in pochi istanti sull'altra senza perdere alcun dato. Puoi ovviamente utilizzare WhatsApp Business anche per le tue comunicazioni personali.
Clicca sul pulsante che fa al caso tuo per scaricare l'App.
Dispositivi Apple:
Dispositivi Android:
Come impostare le informazioni di base su WhatsApp Business?
⚠️ Se hai già WhatsApp standard sul tuo smartphone, apri l'app WhatsApp Business e segui le istruzioni per trasferire i contenuti dall'una all'altra app. Ricorda che le due app non possono essere usate simultaneamente sullo stesso dispositivo.
- Per prima cosa, compila le informazioni di base. Inserisci il tuo nome, seleziona dal menù a tendina Medicina e salute, inserisci il nome del tuo studio (o la tua professione, se ricevi in più di uno studio) e il tuo indirizzo principale. Clicca su AVANTI.
- Clicca Profilo dell'attività
- Dovrai compilare questi due campi:
- Orari di apertura (che indicheranno ai pazienti le fasce orarie nelle quali sei reperibile su WhatsApp)
- Sito Web (che dovrà contenere il link alla tua agenda MioDottore, consentendo così la prenotazione online in qualsiasi momento)
- Ecco come apparirà un profilo correttamente compilato:
Tipologie di messaggi automatici su WhatsApp Business
WhatsApp Business ha numerose funzioni. Vediamo qui le due più importanti per la tua attività, ovvero i messaggi automatici:
- Messaggio di assenza: verrà inviato ai pazienti che proveranno a contattarti nelle fasce orarie in cui non sei reperibile
- Messaggio di benvenuto: verrà inviato a tutti i pazienti che ti scriveranno per la prima volta ed ai pazienti che ti ricontatteranno dopo oltre 14 giorni dal vostro ultimo messaggio
Come configurare il messaggio di assenza?
- Apri l'app, clicca sui tre puntini in alto a destra e seleziona Impostazioni
- Clicca su Strumenti attività
- Quindi seleziona Messaggio d'assenza
- In questa sezione puoi gestire il messaggio d'assenza.
- Per prima cosa, nella sezione Invia messaggio d'assenza clicca sul segno di spunta per attivare il servizio (il segno di spunta diventerà verde)
- Nella sezione Messaggio d'assenza, clicca sul simbolo della matita per inserire il testo del messaggio. Noi ti suggeriamo qualcosa di simile:
La ringrazio per avermi contattato ma al momento non posso rispondere. Avrò cura di ricontattarla non appena tornerò operativo. Può trovare maggiori informazioni sulla mia attività e prenotare una visita qui: https://www.miodottore.it/gennaro-esposito/cardiologo-psicologo-fisioterapista/roma
⚠️ Non dimenticare di inserire nel messaggio il link alla tua Agenda MioDottore! - Nella sezione Orario, seleziona quando il messaggio dovrà essere inviato. Noi ti suggeriamo: Al di fuori degli orari di apertura
- Nella sezione Destinatari seleziona chi riceverà il messaggio.
⚠️ Se ci sono dei numeri che contatti frequentemente (ad esempio i tuoi famigliari o collaboratori) puoi escluderli dall'invio di questo messaggio cliccando su Tutti tranne...
e selezionando i loro numeri dalla tua rubrica
- Non dimenticare di cliccare Salva al termine della configurazione
Come configurare il messaggio di benvenuto?
- Apri l'app, clicca sui tre puntini in alto a destra e seleziona Impostazioni
- Clicca su Strumenti attività
- Quindi seleziona Messaggio di benvenuto
- In questa sezione puoi gestire il messaggio di benvenuto
- Per prima cosa, nella sezione Invia messaggio di benvenuto clicca sul segno di spunta per attivare il servizio (il segno di spunta diventerà verde)
- Nella sezione Messaggio di benvenuto, clicca sul simbolo della matita per inserire il testo del messaggio. Noi ti suggeriamo qualcosa di simile:
Benvenuto, grazie di avermi contattato! Per maggiori informazioni sulla mia attività e prenotare una visita clicchi qui: https://www.miodottore.it/gennaro-esposito/cardiologo-psicologo-fisioterapista/roma
⚠️ Non dimenticare di inserire nel messaggio il link alla tua Agenda MioDottore! - Nella sezione Destinatari seleziona chi riceverà il messaggio.
⚠️ Se ci sono dei numeri che contatti frequentemente (ad esempio i tuoi famigliari o collaboratori) puoi escluderli dall'invio di questo messaggio cliccando su Tutti tranne...
e selezionando i loro numeri dalla tua rubrica