Approfondimenti

📰 Risparmiare tempo sfruttando le funzionalità di MioDottore

Un profilo Premium offre tante strumenti per abbattere i tempi di gestione della tua attività

Area Premium - Blog Post-1

Quali attività richiedono più tempo nella tua giornata lavorativa?

Gestire uno studio medico non è facile. Ci sono molte attività ripetitive che devono essere svolte ogni giorno per offrire ai pazienti un'esperienza positiva che li soddisfi e li fidellizi. 

Ecco una lista delle attività che richiedono più tempo e che puoi velocizzare grazie alle funzionalità già incluse nel tuo profilo Premium. Scegli l'argomento che ti interessa di più: 

1. Gestione dei pazienti prima della visita

Quando parliamo di gestione dei pazienti prima della visita ci riferiamo a tutte le domande che un paziente può porti prima di prenotare una visita. Queste possono essere sia non mediche, (riguardare ad esempio la logistica, l'indirizzo, gli orari etc.) , sia mediche, e riguardare quindi la tua specializzazione ed i servizi che offri (prestazioni, esami diagnostici, patologie trattate etc.) 

In entrambi i casi, rispondere a queste domande è indispensabile per portare il paziente a finalizzare la prenotazione. Sciogliere i dubbi del paziente con disponibilità e gentilezza è un modo efficace per provare le tue capacità, mostrando il tuo lato empatico. Normalmente rispondi alle domande di ogni singolo paziente di persona o al telefono, impiegando ogni giorno una gran quantità di tempo.  

Ogni volta che rispondi alle domande di un singolo paziente, stai investendo su quella singola persona:  se al termine della vostra conversazione deciderà di non prenotare, tu avrai sprecato del tempo che avresti potuto dedicare ad un altro paziente. Ecco perché rispondere singolarmente alle domande di tutti i pazienti non è il modo più efficiente di gestire il tuo studio

Per fortuna, MioDottore ti permette di ridurre i tempi di gestione pre-visita di ciascun paziente: 

  • aggiungendo al tuo profilo tutte le informazioni che, automaticamente, rispondono alle domande non mediche che riguardano il funzionamento del tuo studio, oltre al dettaglio dei servizi offerti

  • rispondendo alle Domande Pubbliche permetterai ai pazienti di capire meglio la tipologia di disturbi che sei in grado di trattare, facilitando la comprensione del servizio che offri

Ecco una tabella comparativa che ti permette di confrontare i tempi di gestione di ciascuna domanda:

Risparmiare tempo sfruttando le funzionalità Tabella 1


✏️ Come completare il tuo Profilo?

  • Accedi alla tua Agenda e clicca su Il mio profilo

    unknown-1592915109930
  • Aggiungi una foto profilo, inserisci una breve descrizione, le prestazioni che offri, le patologie che tratti ed i metodi di pagamento che accetti, oltre a tutte le informazioni logistiche sullo studio. Non dimenticare di premere il pulsante Salva modifiche in fondo alla pagina!
    ⚠️ Puoi anche indicare nel profilo le misure di sicurezza anticovid che applichi nel tuo studio: così i pazienti sapranno esattamente come comportarsi e minimizzi il rischio di infrazioni! 

💬 Come rispondere alla Domande Pubbliche?

  • Accedi al tuo Profilo e clicca su Domande

    screen-2-1

  • Usa i filtri per visualizzare le domande che riguardano la tua specializzazione. Clicca su Rispondi, scrivi la tua risposta e premi Invia risposta
  • Vai alla sezione Risposte ai pazienti del tuo profilo pubblico per visualizzare tutte le tue risposte

    Q&A sul Profilo

2. Gestione delle prenotazioni

Ho bisogno di cambiare [la data o l'orario] della mia visita: qual è la sua prossima disponibilità?

Gestire questo tipo di richieste non è mai facile, richiede tempo ed anche un po' di fortuna.  Alcune volte infatti le agende tue e del paziente non riesco ad essere sincronizzate, e se lui ha fretta di effettuare la visita potrebbe rivolgersi ad un altro specialista, e tu corri il rischio di perderlo per sempre. 

Inoltre, se il paziente modifica o cancella la visita senza un minimo di preavviso, avrai difficoltà a rimpiazzarlo, così nella tua Agenda compariranno dei "buchi", che causeranno una diminuzione della produttività e dei profitti

Tutti questi effetti negativi possono essere evitati usando la tua Agenda MioDottore!
Guarda questa tabella comparativa:

Scenario Gestione ordinaria Gestione tramite MioDottore
Il paziente vuole modificare la visita con 24+ ore di anticipo

Telefona in ufficio - Cosa succede se tu o la tua segretaria non riuscite a rispondere?

Invia una email - Cosa succede se tu o la tua segretaria non riuscite a leggerla in tempo?

Quando il paziente cancella la visita o la modifica a te arriva una notifica istantanea
Il paziente vuole modificare la visita meno di 24 ore prima del suo svolgimento oppure durante il weekend Il paziente telefona - Il telefono potrebbe essere sempre occupato o non raggiungibile. Il paziente clicca un bottone in qualsiasi momento, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, modifica autonomamente l'orario o la data, a te arriva una notifica istantanea
A causa di alcune cancellazioni dell'ultimo minuto, ci sono dei buchi nella tua Agenda e sei costretto a rimanere improduttivo nel tuo studio Tu o la tua segretaria potete provare a chiamare i pazienti prenotati successivamente per chiedere di anticipare la loro visita  - Quanto tempo richiede ogni tentativo di chiamata? Cosa succede se i pazienti non rispondono o non possono anticipare la visita? Attivando la funzione Lista d'Attesa, MioDottore invia automaticamente un SMS ai successivi 5 pazienti che hanno prenotato una visita, chiedendo di anticiparla. Se qualcuno accetta, tu ricevi una notifica


📆 Come aggiungere una visita alla tua Agenda?

  • Accedi alla tua Agenda, clicca sullo slot orario che vuoi occupare. Aggiungi le informazioni anagrafiche del paziente ed i dettagli sulla tipologia di visita. Clicca Salva 

    Aggiungere Appuntamento


✔️ Fatto! Potrebbe essere più veloce di così?! 

🧾 Come attivare la Lista d'Attesa?

  • Accedi alla tua Agenda e clicca su Impostazioni

    Impostazioni
  • Clicca Agende quindi seleziona lo studio che vuoi gestire. 

    Agende 2
  • Nella barra orizzontale clicca su Notifiche, quindi attiva la Lista d'Attesa (il segno di spunta diventa blu) 

    Lista di Attesa - Attivazione7


3. Gestione dello Studio

I pazienti sono i tuoi clienti. Come tutti i clienti, decidono di acquistare un prodotto per soddisfare una necessità e detestano i contrattempi, soprattutto quelli dovuti ad una cattiva gestione da parte tua. Ecco perché devi prestare particolare attenzione a comunicare rapidamente ai tuoi pazienti qualsiasi cambiamento che riguardi l'organizzazione del tuo studio che, se non notificata, potrebbe causare un disservizio e quindi far vivere al paziente un'esperienza negativa. Ad esempio:

  • variazione della location (nuovo indirizzo)

  • variazione degli orari di ricevimento

  • variazione dei metodi di contatto (nuovo numero di telefono o email)

  • variazione delle prestazioni offerte

  • variazione degli esami diagnositici offerti

  • variazione dei metodi di pagamento accettati 

  • regole di accesso allo studio (misure anticovid etc.) 

  • regole di stazionamento nella sala d'attesa 

  • regole per la modifica/cancellazione della visita

  • come prepararsi ad una visita/esame

Di quanto tempo avresti bisogno per contattare uno per uno tutti i membri della tua pazientela? 

Sicuramente troppo. Hai bisogno di uno strumento che ti permetta di contattare tutti i tuoi pazienti in un colpo solo: hai mai inviato una Campagna con MioDottore?

✉️ Come si invia una Campagna?

  • Accedi alla tua Agenda e clicca su Campagne

    Campagne

  • Clicca Nuova Campagna

    Crea campagna

  • Segui la procedura guidata: seleziona il metodo di contatto (SMS o Email), i destinatari e personalizza il messaggio da inviare. Clicca su Invia

⚠️Puoi usare questo strumento anche per fidelizzare i tuoi pazienti invitandoli ad effettuare un check-up periodico o informandoli che offri un nuovo servizio.

4. Gestione delle schede cliniche

Non si può più negare: la carta non è più la miglior scelta possibile quando si parla di gestione delle cartelle cliniche. Ha un costo, richiede (moltissimo!) spazio di archiviazione, può deteriorarsi, deve essere costantemente aggiornata manualmente; può essere consultata solo se ci si trova lì dove è conservata e durante l'emergenza COVID-19 abbiamo anche scoperto che non è sicura sotto il profilo sanitario, essendo veicolo di batteri e virus che non può essere sanificata tramite i metodi attualmente utilizzati (prodotti liquidi o gel, spray); ultimo ma non ultimo, non è una scelta ecologicamente responsabile.

Forse non lo sai, ma MioDottore ti consente di gestire le tue schede cliniche direttamente nella tua Agenda Online. Le troverai così sempre accessibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, da computer, smartphone o tablet. Puoi anche condividerle con il paziente in un solo clic.

📁 Come costruire la Scheda Clinica online del tuo paziente?

  • Accedi alla tua Agenda e clicca su Pazienti

    pazienti

  • Clicca sul nome del paziente. Dalla sua dashboard principale puoi:
    • Inviare un messaggio privato (1)
    • Schedulare una visita (2) 
    • Richiedere una recensione (3)
    • Bloccare o eliminare pazienti "indesiderati" (4) 

ed inoltre gestire gli Episodi Clinici che hai creato:

    • Cancellare (a)
    • Inviare (b)
    • Stampare (c)
    • Modificare (d)

      Scheda Pazienti - Dashboard-1

⚠️ La Scheda Clinica Online di MioDottore è conforme al GDPR: non dovrai preoccuparti della gestione dei dati sensibili dei pazienti, ci pensiamo noi! 


5. Fatturazione


Ci stiamo rapidamente spostando verso un sistema di fatturazione completamente elettronico, come dimostrano le recenti normative sul tema. Ciò significa che devi investire del denaro nell'acquisto di un software che ti permetta di produrre fatture digitali? No. Devi solo iniziare ad usare la funzione di emissione di fatture elettroniche di MioDottore. 

 

✉️ Come inviare una fattura online?

  • Accedi alla tua Agenda e clicca su Pazienti
  • Clicca sul nome del paziente
  • Se hai già creato un episodio per la visita, visualizzerai il pulsante Crea fattura. Altrimenti, crea l'episodio cliccando sul pulsante Crea episodio

    crea fattura

  • Inserisci i campi intestatario, numero progressivo, data del documento nonché i dati personali del paziente (questi ultimi saranno precompilati, ma puoi usare i menù per modificarli manualmente), le prestazioni offerte ed il prezzo. Clicca infine su Crea fattura. 
  • Salva il file sul tuo pc. Puoi stamparlo e consegnarlo a mano al paziente o inviarlo digitalmente allegandolo ad una email o WhatsApp, oppure utilizzando il Messaggio Privato di MioDottore.